تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر PMO

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر PMO


موسسه محک
اهداء عضو

چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

چهارشنبه 6 اردیبهشت 1396
06:07
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه دریابیم که زمان ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه فرارسیده است؟

دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخش یا گروهی از افراد است که استانداردهای مرتبط با مدیریت پروژه را در درون یک سازمان، تعریف و حفظ می کند. علاوه بر این، مسئولیت مهمتر PMO اجرا و انجام پروژه هایی است که تحت قلمروی قدرت آن قرار می گیرد.
ایجاد چنین ساختاری در درون یک شرکت، مزایای متعددی دارد، اما PMO چیزی نیست که نوعاً از همان ابتدا در شرکت آغاز به کار کند، خصوصاً در شرکت های کوچک. هیچ اندازه، درآمد، یا آرایش خاصی از یک شرکت وجود ندارد که نشان دهد زمان ایجاد یک PMO فرا رسیده است. با این حال، علائم زیر را می توان به عنوان نشانه هایی در نظر گرفت که حکایت از لزوم راه اندازی این دفتر دارد:
کار انجام نمی شود. با توجه به موفقیت شرکت و آنچه که ارائه می کنید، مواردی وجود دارد که در شرکت ایجاد گلوگاه می کند. به این معنی که سرعت کار بشدت کاهش می یابد، دوباره کاری به وجود می آید، و سایر پیامدهای حاصل از این نوع سوء مدیریت مشاهده می گردد.

در هر پروژه ای به نظر می رسد اولین بار است که چنین کاری را انجام می دهید. حتی اگر پروژه های مشابه را بارها انجام داده باشید، به نظر می رسد اولین بار است که با چنین پروژه ای مواجه شده اید. افراد نمی دانند چه باید بکنند، سؤالات ضروری مطرح نمی شوند مگر آنکه خیلی دیر شده باشد، اقلام قابل تحویل در گوشه ای مانده، کارها پیش نمی رود، ....

گروه واحدی وجود ندارد که بداند در شرکت چه می گذرد. هر کسی اطلاعات ناقص یا دید کوته نظرانه خود را در مورد امور دارد. هیچکس نمی داند موارد مختلف چگونه با یکدیگر مرتبط می شوند. ... و این آغاز ایجاد مشکلات است.


ارسال شده در:

سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:12
امیرحسین ستوده بیدختی
سطوح بلوغ دفتر مدیریت پروژه
سطح اول بلوغ دفتر مدیریت پروژه

اولین سطح بلوغ دفتر مدیریت پروژه مربوط به دفتر پروژه است که بیشتر بر پایش پروژه متمرکز بوده و شکل اولیه از PMO در یک سازمان می باشد.
این دفتر با اعمال نفوذ و نظارت بر پروژه، بکارگیری دستورالعملها و رویه های مدیریت پروژه که توسط یک PMO دیگر در سطح بالاتر تدوین می شود را در سطح یک پروژه خاص تضمین می نماید.
در واقع به دلیل اینکه دفتر پروژه بطورکامل یک پروژه را پشتیبانی میکند و کلیه رویه ها، استانداردها، ابزار و تکنیکهای تعیین شده توسط PMO سطوح بالاتر را برای هر کدام از پروژهها اجرایی می نماید لذا نقش مهمی در این پیوستار ایفا کرده و متضمن بهبود فرآیند مدیریت پروژه در سطح عملیاتی است.

بلوغ pmo
سطح دوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

دومین سطح مختص به دفتر مدیریت پروژه پایه می باشد که بر کنترل فرآیندها تمرکز داشته و اولین سطح است که PMO چندین پروژه را تحت کنترل و نظارت دارد.
در واقع یک موجودیت سازمانی برای پیگیری و اعمال رویه ها و سیاست های سازمان در مدیریت پروژه به کلیه پروژه های تحت پوشش است و تحت هدایت و سرپرستی یک مدیر برنامه می باشد.
سطح سوم بلوغ دفتر مدیریت پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


سطح سوم دفتر مدیریت پروژه استاندارد است که از فرآیندها پشتیبانی نموده و بیانگر یک دفتر مدیریت پروژه کامل و جامع می باشد.
کارکردهای PMO در این سطح در راستای ترویج تخصص مدیریت پروژه به یک قابلیت اساسی در سازمان و افزایش سطح بلوغ سازمانی مدیریت پروژه می باشد.
این واحد نظارت و کنترل متمرکز و جامعی بر فعالیت های مدیریت پروژه در سازمان دارد و در واقع نوع و میزان تأثیر کارکردهای PMO در محیط مدیریت پروژه سازمان را تعیین می‌‌کند.
ارسال شده در:

انواع PMO

شنبه 4 دی 1395
05:39
امیرحسین ستوده بیدختی
انواع PMO

در ده سال گذشته، دفاتر مدیریت پروژه (PMOها) به یکی از قسمت های متداول در بسیاری از سازمان های متوسط تا بزرگ تبدیل شده اند. در بسیاری از سازمان ها حتی چند PMO وجود دارد که هر یک از آنها مسئول یک دپارتمان عملیاتی است. به طور کلی می توان 5 نوع PMO را برشمرد:

    گزارش دهی پروژه: این نوع PMO قابلیت دیدن تمامی پروژه ها را دارد و گزارش های تلفیقی از وضعیت پروژه، بودجه، مدت زمان، مسائل و غیره ارائه می دهد. آنها این اطلاعات را از گزارشات وضعیت پروژه ها به دست می آورند. همچنین می توانند معیارهای خاصی را در مورد چگونگی انجام تمامی پروژه ها حفظ کنند- مثلاً درصد موفقیت پروژه ها.

    زیرساخت مدیریت پروژه: این نوع PMO به طور رسمی بیشتر درگیر چگونگی مدیریت پروژه هاست. این PMO استانداردها و دستورالعمل های مدیریت پروژه، و نیز قالب ها و فرآیندهای مشترک را ایجاد می کند. آنها همچنین می توانند مخازن پروژه را برای ذخیره سازی اطلاعات پروژه ها و مدیریت پروژه، پدید آورند.

    خدمات مدیریت پروژه: این PMOها علاوه بر ایجاد زیرساخت ها، خدماتی را به پروژه ها و مدیران پروژه ارائه می دهند که شامل آموزش و تربیت مدیران پروژه و اعضای تیم، حمایت از مدیران پروژه برای تأیید و تصدیق آنها، انجام ارزیابی پروژه، و موارد دیگر می باشد.

    PMOی استراتژیک: این PMOها علاوه بر ارائه موارد ذکر شده در بالا، مدیران پروژه ای را در اختیار دارند که پروژه ها را مدیریت می کنند. با این حال، آنها فقط تعداد اندکی مدیر پروژه بسیار قوی دارند که به پروژه های استراتژیک بزرگ تخصیص می دهند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مرکز برتری: این نوع PMO مشابه نوع چهارم است، با این تفاوت که خانه تمامی مدیران پروژه محسوب می شود. این PMO مسئول مدیریت تمامی پروژه های سازمان است. تمامی مدیران پروژه رسمی به این دفتر گزارش می دهند. رئیس این PMO مسئولیت این منابع مدیریت پروژه را بر عهده دارد و در هنگام نیاز، مدیران پروژه را به پروژه ها تخصیص می دهد.


ارسال شده در:

6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

چهارشنبه 1 دی 1395
10:40
امیرحسین ستوده بیدختی
6 دلیل نیاز به دفتر مدیریت پروژه (PMO)

    متدولوژی سازگار: در بسیاری از سازمان ها هر یک از بخش ها و گروه ها، پروژه ها را به شیوه خود انجام می دهد. ممکن است برخی از فرآیندها خیلی خوب عمل کند و بعضی دیگر وحشتناک باشد؛ نکته این است که هیچیک از آنها با دیگری یا با کل سازمان، سازگاری ندارد. PMO این امکان را فراهم می سازد که تمامی افراد شرکت، با یک زبان واحد صحبت کنند و فرآیندهای سازگار را دنبال نمایند.

    جنبه اقتصادی: برای یک شرکت، داشتن تایم شیت ها و فرم های مدیریت پروژه متعدد و متفاوت، که تولید و آموزش هر یک از آنها به پرسنل، هزینه های خاص خود را دارد، هیچ چیز عجیبی نیست. PMO راه حل های سازمانی مقرون به صرفه و پایدار را در شرکت پیاده می کند.

    دیدگاه های هدفمند: حامیان پروژه و مدیران پروژه دپارتمان ها ممکن است هر یک از دیدگاه خود وضعیت پروژه را مدنظر قرار دهند، به گونه ای که منافع بیشتری عایدشان گردد. اما PMO با توجه به وضعیت پروژه، نگاهی عینی و بی طرفانه به پروژه دارد.

    بهبود مستمر: یک دفتر مدیریت پروژه همواره در جستجوی راههای جدید و بهتر برای انجام کارهاست.

    گروه های برتر: ممکن است دپارتمان های یک سازمان، به دلیل تقاضاهای غیرواقعی یا زمانبندی غیرمنطقی، با یکدیگر اختلاف پیدا کنند. PMO می تواند وساطت کند و توجه همه را بر تصویر کلی متمرکز سازد؛ همچنین جلسات میان دپارتمان ها را تسهیل نماید تا علت های ریشه ای را شناسایی کنند و به گزینه های راه حل دست یابند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    کاهش هزینه ها: PMO می تواند هزینه های غیرضروری را کشف کند و کاهش دهد. از آنجا که منابع، کار خود را سریعتر انجام می دهند، درآمد خالص نیز افزایش خواهد یافت.
ارسال شده در:

7 عنصر برای تعریف یک PMO

شنبه 20 آذر 1395
07:34
امیرحسین ستوده بیدختی
7 عنصر برای تعریف یک PMO

    مأموریت: به صورت خیلی کلی بیان می کند که PMO چه کاری را انجام می دهد، چگونه، و برای چه کسی.

    حامی: تمامی سازمان ها دارای حامی نیستند، اما یک PMO نوعاً دارای حامی می باشد. حامی، شخصی است که مسئول سرمایه گذاری برای PMO است، و در بسیاری از موارد، مدیری است که PMO به او گزارش می دهد.

    مشتریان: مشتریان، افراد یا گروه های اصلیی هستند که از محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO استفاده می کنند.

    ذی نفعان: افراد یا گروه های خاصی هستند که به محصولات یا خدمات ارائه شده توسط PMO علاقه مندند یا در آنها سهیم هستند.

    اهداف: اهداف، جملاتی فشرده هستند که بیان می کنند PMO سعی دارد در کوتاه مدت، احتمالاً طی یک سال، به چه چیزی دست یابد. اهداف باید در یک سطح پایین نوشته شوند، به گونه ای که در پایان سال بتوان آنها را ارزیابی نمود تا مشخص شود که آیا به دست آمده اند یا خیر.

    محصولات/ خدمات: محصولات، اقلام ملموسی هستند که PMO تولید می کند، و نوعاً به عنوان نتیجه یک پروژه، تولید می شوند. خدمات، به کارهایی اشاره دارد که برای کارفرمایان یا ذی نفعان انجام می شود و حاصل آن ایجاد یک قلم قابل تحویل ملموس نیست.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    فعالیت های وابسته: فعالیت های وابسته، فعالیت ها و پروژه های خاصی هستند که برای تکمیل PMO لازمند. اگر PMO جدید باشد، این فعالیت ها، کارهای لازم برای ساختن و انتصاب کارکنان سازمان جدید را تشریح می کند.
ارسال شده در:

هدف اصلی PMO

یکشنبه 14 آذر 1395
09:57
امیرحسین ستوده بیدختی
هدف اصلی PMO

عجیب است که پس از حدود 20 سال کسب تجربه، هنوز در انجام وظایف PMOها مرتکب همان اشتباهات گذشته می شویم. هنوز قبل از فرآیند به ابزارها می اندیشیم، هنوز قبل از متدولوژی به فرآیند می پردازیم، و هنوز قبل از افراد بر متدولوژی تأکید می کنیم.

    بحث در مورد ابزارها قبل از فرآیند، خطایی بزرگ است که منجر به تصمیم گیری عجولانه در مورد سرمایه گذاری زودهنگام می شود.
    انتخاب فرآیند قبل از متدولوژی باعث می شود که PMO قدرت دیدن تصویر کلی را از دست بدهد، و در نتیجه از فرصت در پیش گرفتن یک رویکرد منطقی نسبت به مدیریت برنامه ها و سبدهای پروژه، چشم پوشی کند.
    صرف کردن وقت بر روی متدولوژی قبل از هدایت ذی نفعان و ایجاد یک گروه پشتیبانی قوی برای PMO، سرانجام منجر به عملکرد ضعیف و بیمارگونه PMO خواهد شد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


هدف هر PMO تنها یک چیز است: ایجاد ارزش. یک PMO تنها و تنها هنگامی ارزش ایجاد می کند که قادر باشد با توجه به تخصیص منابع به پروژه ها، برنامه ها، و سبدهای پروژه، به اتخاذ تصمیمات فرهیخته و مبتنی بر واقعیات بپردازد. اگر PMO یک سال پس از آغاز به کار نتواند دیدگاهی دقیق و به روز از تخصیص منابع داشته باشد، در مهمترین و تنها نقشی که در سازمان بر عهده دارد، شکست خواهد خورد.
یک PMO از طریق کمک به سازمان در مورد اینکه تصمیم بگیرد منابع خود را کجا سرمایه گذاری کند تا بیشترین بازگشت سرمایه را داشته باشد، ایجاد ارزش می کند. داشتن ابزارها، متدولوژی، تکنیک ها، و فرآیندها، همگی خوب است؛ اما آنها هیچیک هدف نیستند. PMOهای ارزش محور، آنهایی هستند که واقعاً دریافته اند که باید به طور پیوسته نقشه تخصیص منابع سازمان را ایجاد کنند، بپالایند، و به روز نمایند.


ارسال شده در:

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر PMO


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر PMO,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|