تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

مدیریت پروژه، نانو تکنولوژی، اخلاق

سه شنبه 8 فروردین 1396
12:55
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت پروژه، نانو تکنولوژی، اخلاق

اندازه جرم مواد در محدوده علم نانو به اندازه یک میلیاردیم (9-10) متر است. در این اندازه، اثر قوه جاذبه بر روی اجرام ناچیز بوده، در عوض اصطکاک سطح افزایش می یابد. با استفاده از تکنولوژی نانو می توان به موادی دست یافت که به لحاظ استحکام و انعطاف، باورنکردنی باشند. مهم این است که بتوان جرم را در این اندازه تولید نمود و سپس محیطی را فراهم نمود که با یکی از متدولوژی های متداول بتوان آنها را به هم پیوند زد.
این مفهوم کوچک سازی اجرام، البته در اندازه های بسیار کوچک، همان مطلبی است که می تواند در تدوین متدولوژی های مؤثر مدیریت پروژه در ایران کارآیی داشته باشد. اگر بتوان کارهای پروژه را به اندازه های کوچک تقسیم کرد، خیلی کوچک، حالا اگر به اندازه نانو نباشند حداقل سایز مایکرو داشته باشند، چه اتفاقی می افتد؟ اگر کارها کوچک شده باشند تأثیر "قدرت جاذبه" بر روی آنها کمتر خواهد شد. اما قدرت جاذبه در این محیط چیست؟ به نظر من قدرت جاذبه در محدوده مدیریت پروژه همان "تخصص" است. یعنی اگر کارها را به اندازه های کوچکتری تقسیم کنیم برای اجرای آنها به تخصص کمتری نیاز خواهیم داشت. این موضوع چندان پیچیده نیست! وقتی که کار تجزیه گشته و به اندازه کوچکتری در می آید، از پیچیدگی آن کاسته و ساده تر خواهد شد. کار ساده تر را با تخصص کمتر نیز می توان انجام داد. این عمل با مفهوم نانو کاملاً مطابقت دارد. از طرف دیگر به علت اینکه کارها ساده تر شده اند، و به تبع آن تعداد آنها نیز بیشتر گشته، لذا اصطکاک بین کارها بیشتر خواهد شد. درست مانند همان پدیده ای که در نانو انتظار آن می رود. تبلور اصطکاک سطحی در محدوده مدیریت پروژه "ساختار سازمانی" پرو ژه است. پس با تجزیه کارها به اندازه های کوچکتر می توان نیاز به تخصص را کاهش داد، و این خود کمک بسیار بزرگی برای اجرای پروژه هایی است که به متخصصین با تجربه زیادی نیاز دارد، و برای مدیریت اصطکاک ناشی از افزایش کارها باید ساختار سازمانی مناسب را طراحی کرد.
بسیار خب، اینک که مفاهیم نانو را در طراحی متدولوژی مدیریت پروژه مطرح کرده و قرینه های آنها را ترسیم کردیم به الزامات اجرایی نیز توجه می کنیم. آنچه از اجرایی کردن مفاهیم فوق به دست می آید احتیاج کمتر به تخصص و در نتیجه جبران ریسک های متناظر با آن می باشد. اما لازمه موفقیت، طراحی سازمان مناسب خواهد بود. سازمانی که به علت حضور تعداد زیادی از کارشناسان کم تجربه، از ضعف ثبات سازمانی رنج خواهد برد. بسیاری از کارشناسان جوان در مصاف با پروژه ها به اصطلاح "کم" می آورند. از دوری خانواده گرفته تا انتظاراتی که تأمین کننده نظریه "یک شبه ره صد ساله رفتن" باشد. چگونه این اصطکاک سطحی را مدیریت خواهیم کرد؟ کلید موفقیت سازمان پروژه در همین موضوع نهفته است. در چنین شرایطی که از یک طرف کشور از کمبود متخصصین باتجربه رنج می برد، و از طرف دیگر با جوانانی سر و کار دارد که باید تحت نظر مراقبت های "ویژه" قرار گیرند، چگونه می توان سازمانی مؤثر و کارآ را با همین نیروها تدارک دید؟ پاسخ این سؤال جاری نمودن فرهنگ مناسب توسط مدیران ارشد سازمان های پروژه ای است. فرهنگی که اخلاق را در رأس توجهات خود قرار دهد، و مدیرانی که به آن فرهنگ عمل نمایند. باز هم برمی گردیم به موضوع اساسی ایجاد صلابت سازمانی؛ اخلاق. می خواهم از نانو شروع کنم و یا از هر نقطه دیگر ولی لاجرم تضمین اجرای مناسب تمامی تئوری هایی که در زمینه مدیریت سازمانی می دانم، بر می گردد به اخلاق. اینک شما قضاوت کنید، در مجموعه دروس مدیریت پروژه، در دانشگاه های معظم دنیا، و یا دانشگاه های خودمان، که اینک بعضی از آنها به عنوان بهترین دانشگاه های مهندسی دنیا شناخته می شوند، کدام یک به اخلاق در پروژه توجه می کنند؟ خودتان را خسته نکنید، صفر! ما در طی سال ها کار کردن در ایران مسائل مدیریت پروژه را شناسایی کرده ایم، در همین مدت نیز در محیط پروژه ها کار کرده ایم، و اینک به شما خوانندگان محترم می گوییم که تجربه ما می گوید که از بی اخلاقی، بد اخلاقی، کج اخلاقی رنج می بریم و به دلیل نبود و یا رقیق بودن مبانی اخلاقی در پروژه ها سازمان های محکم و مؤثر پروژه ای نیز نداریم. مسئله را می دانیم، راه حل را نیز می بینیم، اما نمیدانم چه بلاهتی است که همچنان بر تکنیک های "سیب زمینی" تأکید داریم. تنها چیزی که می تواند این روحیه را توجیه نماید بی علاقگی به پیشرفت کشور است. رمز موفقیت در اجرای موفق مفاهیم نانو در متدولوژی های مدیریت پروژه، استقرار مبانی و فرهنگ اخلاقی سازمانی است.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


ارسال شده در:

مدیریت ذی‌نفعان پروژه

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:42
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت ذی‌نفعان پروژه
مطابق تعریف موسسه PMI، مدیریت پروژه شامل به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در ارتباط با فعالیت‌های پروژه، برای تأمین نیازها و انتظارات ذی‌نفعان است. بنابراین بدون توجه به نیازها و انتظارات ذی‌نفعان مختلف، احتمال دارد پروژه موفق تلقی نشود، هرچند در زمان و محدوده مشخص و با هزینه تعیین شده تمام شود.
ذی‌نفعان،متشکل از افرادی با زمینه‌های متفاوت از علایق،پیشینه و مهارت‌ها هستند. ذی‌نفعان ممکن است خواسته های معارضی در پروژه داشته باشند. بنابراین مدیریت ذی نفعان باید بتواند تعادلی را در ارتباط با منابع موجود بین خواسته‌های مختلف و بعضاً متعارض بخش های مختلف پروژه برقرار کند.
شرایط محیطی پیچیده و غیر قطعی، دستیابی به تعادل و مدیریت ذی‌نفعان را دشوار می‌کند. لیکن برای رسیدن هماهنگی بین ذی‌نفعان و تیم پروژه، باید از درک صحیح اهداف پروژه توسط افراد مطمئن شده و بازخوردهای آن‌ها دریافت و بررسی شود. به این ترتیب با مشارکت دادن ذی‌نفعان در مرحله برنامه‌ریزی می‌توان از بسیاری از مشکلات آتی پیش‌گیری کرد.
به طریق ذکر شده، برنامه‌های ذهنی و پنهان افراد آشکار شده و اولویت‌بندی‌های پروژه شکل می‌گیرد. بنابراین مدیران پروژه برای شناسایی ذی‌نفعان و همکاری با آن‌ها به منظور درک ارتباطات و تاثیرشان بر موفقعیت پروژه، نیاز به مهارت‌های تحلیلی و درک عینی دارند.
تعریف ذی‌نفعان
مشارکت دادن ذی‌نفعان در پروژه می‌تواند فواید زیر را به‌دنبال داشته باشد:
افزایش تعهد ذی‌نفعان
کاهش هدر رفتن تلاش، زمان و سایر منابع
کاهش ریسک ایجاد تضادها و در پی آن کاهش دعاوی و اختلاف‌ها
ارائه خدمات بهتر به مصرف‌کنندگان نهایی
پیش‌بینی بهتر موضوعات آتی
انگیزش بهتر افراد

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


تعاریف دیگر مدیریت ذی‌نفعان

نخستین بار فریمن در سال ۱۹۸۴ مفهوم “ذینفعان” را در قالب یک ساختار و تعریف منسجم مطرح کرد و برای آن هویتی منحصر‌به‌فرد، در بحث مدیریت، قائل شد:
فرد یا گروهی که می‌تواند بر دست یابی یک سازمان به اهدافش تأثیرگذار باشد یا از دست یابی سازمان به اهدافش تأثیر می‌پذیرد.
دیگر از تعاریف‌ نیز توسط محققان دیگر نیز به شرح زیر ذکر شده است.
فرد یا گروهی که از موفقیت پروژه و محیطی که پروژه در آن اجرا می‌شود، انتظار منافعی دارند. (Mc Elory & Mills. 2007)
رابطه آن ها با سازمان را نمی‌توان محدود به رابطه‌ی قراردادی یا اقتصادی دانست بلکه روابطی اجتماعی با سازمان دارند. (Clarkson Centre for Business Ethics 1999)
افرادی که سرمایه ای در سازمان دارند که در معرض ریسک قرار دارد و به واسطه آن و درنتیجه فعالیت‌های سازمان ممکن است چیزی را به‌دست آورده یا از دست بدهند. (Clarkson Centre for Business Ethics 1999)
افراد یا گروهی که نسبت به بعضی جنبه‌های ماهوی پروژه یا ادعای مشروح دارند و یا تصور می‌کنند که ادعای آن‌ها مشروع است. مفهوم ذی‌نفع، یک علاقه یا سهم یا ادعا در یک پروژه است. دامنه این نفع ممکن است از یک علاقه غیررسمی تا یک ادعای قانونی مالکیت را شامل شود. (Cleland. 1998)
افراد یا گروه هایی که ادعاهای آن ها در سازمان مشروعیت یا فوریت داشته و قدرت تأثیرگذاری بر تصمیمات سازمان را دارند. (Mitchell, Agle, & Wood 1997)
کسانی که تجربه منافع و یا ضررهای بالقوه ای درنتیجه فعالیت های سازمان را دارند. (Donaldson & Preston 1995)
ذی‌نفعان داوطلب، گروه یا افرادی هستند که با سرمایه گذاری مالی و یا انسانی در پروژه، متومل ریسک شده‌اند. ذی‌نفعان غیرداوطلب، به علت فعالیت های پروژه درمعرض ریسک قرار گرفته‌اند. بدون فاکتور ریسک، ذی نفعی تعریف نمی‌شود. ( Clarkson, M. 1994)
گروه هایی که بدون پشتیبانی آنان حیات سازمان متوقف می‌گردد. (Standard Research Institute. 1963)
افرادی هستند که می توانند به سازمان کمک کرده و یا به آن آسیب برسانند. (Miller and Lewis1991)

ارسال شده در:

مدیریت ریسک چیست؟

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:24
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک پروژه شامل فرآیندهای برنامه‌ریزی ، شناسایی ، تحلیل ، برنامه‌ریزی پاسخ و کنترل ریسک پروژه می‌باشد. هدف از مدیریت ریسک ، افرایش احتمال و اثر وقایع مثبت و کاهش احتمال و اثر وقایع منفی در پروژه می‌باشد.

ریسک پروژه یک وضعیت یا رویداد غیرقطعی است ، که اگر اتفاق بیافتد ، حداقل بر یکی از اهداف پروژه اثر می‌گذارد. اهداف می‌تواند محدوده ، زمان ، هزینه و کیفیت باشد. یک ریسک ممکن است یک یا چند علت داشته باشد و اگر اتفاق بیفتد ، ممکن است یک یا چند اثر را به دنبال داشته باشد. مثلا ریسک عدم تأمین مالی توسط کارفرما می‌تواند به دلایل مختلفی مانند تخصیص بودجه به پروژه‌های دیگر سازمان ، عدم دریافت بودجه کارفرما از دولت و … اتفاق بیافتد. این ریسک می‌تواند اهداف هزینه و زمان پروژه را تحت تاثیر قرار دهد.
فرآیندهای ریسک

برنامه‌ریزی مدیریت ریسک : فرآیند تعریف چگونگی هدایت فعالیت‌های مدیریت ریسک پروژه.

شناسایی ریسک : فرآیند تعیین و ثبت مشخصات ریسک‌های اثرگذار بر پروژه.

تحلیل کیفی ریسک : فرآیند اولویت‌بندی ریسک‌ها جهت تحلیل بیشتر یا ارزیابی و ترکیب احتمال وقوع و اثر.

تحلیل کمی ریسک : فرآیند تحلیل عددی ریسک‌های شناسایی شده.

برنامه‌ربزی پاسخ به ریسک‌ها : فرآیند بررسی گزینه‌ها ، جهت افزایش فرصت‌ها کاهش تهدیدها بر اهداف پروژه.

کنترل ریسک‌ها : فرآیند پیاده‌سازی برنامه‌های پاسخ ریسک ، پیگیری ریسک‌های شناسایی شده ، پایش بر ریسک‌های باقی‌مانده ، شناسایی ریسک‌های جدید و ارزیابی اثربخشی فرآیند ریسک در طول اجرای پروژه.
ریسک‌های شناخته شده و ناشناخته

ریسک‌های شناخته شده : آن‌هایی هستند که شناسایی و تحلیل شده‌اند و امکان برنامه‌ریزی پاسخ به آن‌ها وجود دارد. به ریسک‌های شناخته شده‌ای که نمی‌توانند فعالانه مدیریت شوند باید یک ذخیره احتیاطی تخصیص داد.

ریسک‌های ناشناخته : تمی‌توان به صورت فعالانه، مدیریت نمود و به همن دلیل ممکن است به آن ذخیره مدیریتی تخصیص داد.

اگر یک ریسک منفی اتفاق بیافتد، به‌عنوان مشکل در نظر گرفته می شود. در صورت بزرگ بودن ابعاد ریسک تبدیل بحران می‌شود.
ریسک کلی پروژه

ریسک منفرد با ریسک کلی پروژه متفاوت است. ریسک کلی پروژه تاثیر عدم قطعیت را بر کل پروژه نشان می‌دهد. ریسک کلی پروژه بیشتر از مجموع ریسک‌های منفرد درون پروژه است، زیرا شامل تمامی منابع عدم قطعیت پروژه می‌باشد. ریسک کلی در معرض قرارگرفتن ذی‌نفعان در خصوص تبعات احتمالی انحرافات در نتیحه پروژه، هم مثبت و هم منفی، را نشان می‌دهد.
آشنایی با تعاریف مهندسی ارزش
مهندسی ارزش یکی از ارکان لاینفک مدیریت پروژه است. مهندسی ارزش در استانداردها و انجمن‌های گوناگون با تعاریف مختلفی بیان شده است. لیکن شاکله‌ی اصلی این تعاریف یکسان بوده و بر رویکردی خلاقانه‌ای که بتواند با حفظ کیفیت هزینه را کاهش دهد یا با حفظ هزینه کیفیت را افزایش دهد، تأکید دارد. یا به طور روشن‌تر مهندسی ارزش ارزش یک کار را افزایش داده و کارهای زاید را حذف می‌نماید. در زیر اشاره‌ای به تعریف ارائه شده توسط برخی از آن‌ها داریم.
تعریف PMBOK (کتاب مرجع مدیریت پروژه)
مهندسی ارزش، یک روش خلاق، برای بهینه کردن هزینه دوره عمر، افزایش سود، صرفه جویی در زمان، بهبود کیفیت، توسعه سهم بازار، حل مشکلات و استفاده اثر بخش تر منابع می باشد.
انجمن مهندسی ارزش آمریکا
مهندسی ارزش مجموعه تکنیکهای سیستماتیک و کاربردی است که برای تشخیص کارکرد یک محصول / خدمت و تولید / ایجاد آن کارکرد با حداقل هزینه به کار می رود.
دیدگاه مایلز
مهندسی ارزش دیدگاهی خلاق، کارکردگرا و سازمان یافته، با هدف شناسایی و حذف هزینه های غیر ضروری است، یعنی هزینه هایی که نه به کیفیت، نه بهره برداری، نه به عمر مفید، نه به زیبایی ظاهری و نه به مشخصات درخواستی کارفرما مربوط می شود.
انجمن مهندسی ارزش استرالیا
مدیریت ارزش یک فرآیند بازبینی و برنامه حیاتی، بحرانی است که کاملا مجزا است و بخاطر ساختارش از یک نقشه کار استفاده کرده و توجه تجزیه ای آن بر رسیدن به بهترین ارزش در زمان مناسب با توجه به بهترین ارزش پولی است.
انجمن مهندسی ارزش هندوستان
رویکرد تیمی نظام مند، کارکردگرا و کاری مطالعاتی است به منظور بهبود ارزش یک محصول سیستم یا خدمت. غالباً این بهبود بر روی کاهش هزینه تمرکز دارد، ولی سایر زمینه های مهم از قبیل کیفیت دریافتی مشتری و کارایی نیز از اهمیت بسزایی در معادله ارزش برخوردارند.
سه اصطلاح رایج مدیریت ریسک پروژه

اشتهای ریسک (Risk Appetite):
سطحی از عدم قطعیت که سازمان برای دستیابی به اهداف کسب و کاری خود می‌پذیرد. به عبارت دیگر به محدوده ای که ریسک‌های پذیرفته شده را در بر می‌گیرد، اشتهای ریسک می‌گویند. هر چه این محدوده، ریسک های بیشتری را شامل شود، اشتهای ریسک بیشتر است.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


حد آستانه ریسک (Risk Threshold):
حدی از عدم قطعیت یا سطح اثر ریسک که یک ذی‌نفع در پروژه منفعت دارد. پایین تر از حد آستانه، سازمان ریسک را می پذیرد و بالاتر از آن، ریسک را تحمل نمی‌نماید. بالاتر از آن سطح باید اقدامی صورت پذیرد تا به صورت فعال با ریسک مواجه شود و پایین تر از این سطح ریسک در محدوده اشتهای ریسک بوده و پذیرفته می شود.

تحمل ریسک (Risk Tolerance):
برای اهداف زمان، هزینه، محدوده و کیفیت، محدوده پذیرش مختلفی تعریف می‌شود. اگر میزان انحراف از حد آستانه آنقدر ناچیز باشد که مانع تحقق هدف نشود، در اینصورت این سطح از انحراف قابل قبول است. به این سطح قابل پذیرش، تحمل ریسک گفته می شود.


ارسال شده در:

مدیریت ریسک‌های ناشناخته

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:18
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت ریسک‌های ناشناخته
ریسک‌های ناشناخته بحران پروژه‌ها
نوسان قیمت مواد یا کمبود مهارت‌های بالقوه در پروژه، جزء ریسک‌های شناخته شده پروژه می‌باشند. این نوع ریسک‌ها را می‌توانید کاهش دهید و یا آن‌ها را کنترل کنید. در مقابل ریسک‌های ناشناخته مشکلات‌ بیشتر و بزرگ‌تری را برای ما ایجاد می‌کنند. ریسک‌های ناشناخته می‌تواند آگاهی از یک محدودیت زیر ساختی مانند امکانات سخت‌افزاری در پروژه‌های IT یا کشف زیرخاکی در پروژه‌های ساخت باشد. در هر صورت می تواند دلیل شروع تاخیرات و افزایش هزینه‌ها در پروژه باشد. اگر توجه ویژه به این ریسک‌ها نشود، ما بعنوان مدیر پروژه باید برای پاسخ‌دهی به این شرایط تقلای زیادی کنیم یا اینکه شکست پروژه را بپزیریم.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


با توجه به گزارش منتشر شده‌ی سال ۲۰۱۵ موسسه PMI، در ۳۰ درصد پروژه‌ها شناخت و تعریف ضعیف ریسک‌ها و فرصت‌ها دلیل اصلی شکست پروژه بوده است. همچنین ۸۳ درصد سازمان‌های با عملکرد بالا ( سازمان‌های که حداقل ۸۰ درصد پروژه‌ها را در زمان و بودجه تعیین شده به اهداف رسانده‌اند)، از سیستم مدیریت ریسک استفاده می کنند.
استفاده از برنامه‌ریزی احتمالی، در ثبت و مدیریت ریسک‌ها می‌تواند برای ما بسیار موثر باشد. به طوری که تیم پروژه انتظار غیرقابل پیش‌بینی ها را دارند. به عبارت دیگر آمادگی جهت مقابله با آن‌ها را دارند. خیلی مهم و سخت است با چیزی که ناشناخته است ارتباط برقرار کنیم. باید فرهنگ انتظار برای ناشناخته‌های‌ غیرقابل پیش‌بینی را در سازمانمان را پیاده کنیم.
قلمرو ناشناخته ریسک
همه‌ی ریسک‌های بالقوه با استفاده از درس‌اموخته‌های ما قابل شناسایی نیستند. برای شناسایی ریسک‌های ناشناخته، ما (مدیران پروژه) باید خارج از محدوده پروژه فکر کنیم. برای ریشه‌کن کردن مشکلات، مصاحبه با مشتریان یا استفاده از نمودار علت-اثر می‌تواند موثر باشد.
در یک شرکت پیمانکاری راه، درگیر پروژه‌ای بودیم. این شرکت در نقاط مختلف کشور پروژه داشت. قبل از آغاز پروژه برخی از ریسک‌های پروژه و پاسخ آن‌ها بررسی شد. پس از یک هفته کار در این شهر، یک گروه از افراد در این شهر جلوی کار را گرفتند. پروژه متوقف شد. کلیه نیروها و ماشین‌آلات ما با توجه به اینکه پروژه‌ی دیگری در نزدیکی نبود بیکار شدند. حال ما از یکی از شهروندان علت را جویا شدیم. با توجه به توضیحات او فهمیدیم که این ریسک از قبل آغاز پروژ وجود داشت. چون ما در بررسی ریسک، موضوع را فقط از دید خودمان و در محدوده پروژه دیده بودیم، این مورد اصلا دیده نشده بود. پس بهتر است قبل آغاز پروژه تیمی با استفاده از نظر مردم و مشتریان که کارفرما نیستند، به بررسی و شناسایی ریسک‌ها بپردازند.
ریسک‌های ناشناخته
هر پروژه یک مسیر جدید
یکی از مهارت‌ها و صفاتی که باید بعنوان مدیر پروژه باید داشته باشید چیست؟ شما همیشه باید در تردید باشید. در این صورت آگاهی شما در مورد ریسک‌ها بسیار افزایش می‌یابد. فرض کنید در مسیر همیشگی خود به سمت محل کار خود رانندگی می کنید، فقط حواستان به ریسک‌هایی است که از قبل در ذهنتان نقش بسته است. این یعنی با فرض اولیه پیش می‌روید. حال فرض کنیم شب می‌خواهیم به خانه‌ی جدید یکی از دوستانمان برویم. مسیری منتهی به آنجا را قبلا نرفته‌ایم. پس فرض اولیه از مسیر، در ذهنمان نیست. همچنین چون شب است ناشناختگی بیشتر است. در طول مسیر آمادگی را برای ریسک‌های احتمالی داریم. این رویکردی است که پیشنهاد می‌کنم همیشه در نظر داشته باشید. چون هر پروژه‌ای یک مسیر جدید است.
تیم خوش‌بین خوب یا بد!
یکی از بزرگ‌ترین ریسک‌های شما چیست؟ شاید دور از ذهن باشد اما یک تیم خیلی خوش‌بین یکی از بزرگ‌ترین ریسک‌های پروژه است. حال راه حل چیست؟
سوال کردن پیگیر از اعضای تیم پروژه جهت اطمینان از اینکه نسبت به محدوده و اهداف پروژه آگاهی دارند. آن‌ها باید بدانند اگر فرضیاتی برای پیش‌روی پروژه در نظر می گیریم، باید یک برنامه جایگزین برای زمانی که ریسک اتفاق می‌افتد و فرض را باطل می‌کند داشته باشیم. این کار جهت درگیری آن‌ها و کم کردن خوش‌بینی بیش از حدشان توصیه می‌شود. این مورد خیلی مهم است که فرضیات فقط فرضیه هستند و می‌توانند صحیح نباشند.
در سازمانی برای پیاده‌سازی سیستم ERP کارکنان تخصص لازم را نداشتند. برای این کار کل کار را به شرکتی که در این زمینه فعال بود واگذار شد. این مورد کاملا با فرض اینکه این شرکت کار را به موقع و در محدوده به هدف می‌رساند توسط اعضای تیم در نظر گرفته شد. در آخر پروژه پیاده‌سازی ERP با تاخیر زیاد به اتمام رسید که نتیجه‌ای هم که داشت اصلا مطابق چیزی نبود که سازمان درنظر داشت.
با احتیاط پیش بروید
ریسک‌های ناشناخته در کمین برنامه‌های شما هستند. در گذشته برخی فرضیات اساسی که حتی به دقت بررسی نشده بودند را بعنوان فرض اساسی پروژه درنظر می‌گرفتیم. که یک کار بسیار اشتباه بود و موجب عدم موفقیت پروژه‌ها می‌شد. پس در نظر داشته باشید باید بسیار محتاط پیش بروید.
برای مقابله با ریسک‌های ناشناخته باید ذخیره احتیاطی داشته باشید. همچنین داشتن یک سیستم کنترل تغییرات موثر بسیار حیاتی است. توصیه من این است که در ابتدای پروژه کارگاه ریسک را تشکیل دهید. این کارگاه را با حضور کارفرما، بهره‌برداران، دیسیپلین‌های مختلف و ذی‌نفعان موثر در پروژه تشکیل دهید. بهتر است کارگاه ریسک را در فاز اولیه پروژه، وقتی که طرح پیشنهاد می‌شود تشکیل دهید. این بخاطر این است که در ابتدای پروژه می‌توانید ریسک‌ها را با کارفرما و بهره‌بردار در میان بگذارید. در مورد فرضیات در نظر گرفته شده نیز با آن‌ها توافق کنید. این برای روشن‌تر شدن محدوده پروژه به ما کمک می‌کند. هرچند در این کارگاه‌ها همه‌ی ریسک‌ها شناخته نشده و ریسک‌های ناشناخته‌ای همچنان باقی می‌مانند.
اگر امکان حضور نتیجه‌ی ریسک‌ها در قرارداد ممکن نبود نگران نباشید. این کار بازهم برای شما بسیار مفید است. فایده اول این است برخی از ریسک‌های ناشناخته را شناسایی می‌کنید. فایده مهم‌تر چیست؟ کارفرما و اعضای تیم نسبت به ریسک شناخت پیدا می‌کنند و در هنگام روی دادن یک ناشناخته، انعطاف‌پذیری بالایی از خود نشان می‌دهند. این خود باعث سرعت بخشیدن و کنترل بهتر تغییرات می‌شود.
هر که ریسکش بیش سودش بیش

ارسال شده در:

تعارض در تیم پروژه را مدیریت کنید

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:00
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه با تعارض‌ها برخودر کنیم؟

قطعا تعارض در تیم پروژه، یکی از چالش‌های بزرگ شما مدیران پروژه است. جالب است بدانید، این تعارض در تیم پروژه همیشه بد نیست! گاهی وجود تعارض در تیم پروژه ممکن است منجربه یک ایده‌ی جدید خلاقانه یا روش‌های بهتر حل مشکل پروژه شود. فقط کافی است آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.

بر اساس تجربیات و مطالعاتی که داشتم، تعارض در پروژه‌ها عمدتا به دلایل زیر می‌باشد:

    عدم توافق بر سر اهداف پروژه
    اختلاف نظر در اولویت های پروژه
    عدم توافق در برنامه زمانی پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


با توجه به این‌که بسیاری از شما درگیر تیم‌های کاری در پروژه بوده‌اید، این موارد و بسیاری از موارد دیکر، از نظر شما زیاد دور از ذهن نیستند. علی‌الخصوص زمانی که سازمان درگیر تعداد زیادی پروژه، با اهداف و تیم‌های مختلف باشند. این مشکل زمانی بیشتر می‌شود که سازمان ساختار سازمانی وظیفه‌ای یا ماتریسی ضعیف داشته باشد و مدیر پروژه تحت نظر مدیر وظیفه‌ای فعالیت نماید. ارتباطات و جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سرآغاز تعارض در پروژه است. اگر جرقه‌ی اختلاف زده شود، ارتباط و انتقال اطلاعات با گذشت زمان سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شود.

تعارض در تیم مدیریت

حال مشکل تعارض در تیم پروژه را همه‌ی مدیران به سادگی در می‌یابند. حال راه‌حل چیست؟ در این‌جا من به شما سه پیشنهاد دارم که شاید در این شرایط راه‌گشا باشد:

    تعداد جلسات و بازبینی‌ها در پروژه را افزایش دهید. این مورد خصوصا در ابتدای پروژه بسیار ضروری و کلیدی است. این امر باعث می‌شود ارتباطات مناسب بین اعضای تیم پروژه و مدیران وظیفه‌ای سازمان افزایش یابد. همچنین در این جلسات و بازبینی‌ها، بر روی اهداف و اولویت‌های پروژه بین اعضا توافق صورت می‌گیرد.
    به اعضای سازمان مهارت‌های نرم آموزش دهید. اگر تابحال در سازمانتان دوره‌های مهارت های نرم و ارتباطی برگزار نشده و کارکنانتان فاقد این مهارت‌ها هستند، کار را سریعا متوقف کرده و به آن‌ها آموزش دهید.
    محیطی با احترام متقابل بین کارکنان پروژه ایجاد کنید. هیچ روشی رفع تضاد و تعارض بدون رعایت احترام متقابل عملی نخواهد بود.

تعارض در تیم پروژه

اگر تضاد و درگیری در تیمتان به وجود آمد، سعی کنید با در نظر گرفتن چهار مرحله زیر آن را حل کنید:

گوش کنید: تمرکز کنید. با حواس کامل گوش دهید طرف شما چه می‌گوید. این را توجه داشته شما باید به دو چیز توجه کنید. یک کلام طرف مقابل که چه می‌گوید. از آن مهم‌تر به زبان بدن فرد در هنگام صحبت کردن. شما باید بیشتر به زبان بدن فرد توجه کنید. چون زبان بدن صادقانه احساس و حرف واقعی را می‌زند. پس شما باید بعنوان مدیر پروژه و رهبر تیم، دانش خود را در مورد زبان بدن افزایش دهید.

تأیید کنید: تأیید کردن به معنای موافقت نیست. شما می‌توانید حرف‌های یک فرد را بدون این‌که موافق آن باشید تأیید کنید. نظر هر فرد ممکن است درست باشد، شاید از نظر شما اینور نباشد! در این راستا عباراتی مانند “من میفهمم شما عصبانی هستید… “یا “متوجه‌ام شما چی می‌گید…” یا “اجازه بدید در مورد ریز این مطلب بعدا صحبت کنیم” می‌توانند فرد را تأیید کنند. با وجود این‌که شما با آن‌ها موافق نیستید ولی آن‌ها می‌فهمند که شنیده می‌شوند.

پاسخ دهید: حال بعد از این‌که حرف‌های آن‌ها را شنیدید و آن‌ها را درک نمودید، نوبت پاسخ شماست. در بیشتر مواقع شما با آن‌ها موافق نیستید و می‌خواهید مخالفت نمایید. حال چگونه؟ به آرامی و نرمی پیشنهادات خود را به فرد ارائه دهید. این احساس را به فرد انتقال دهید که در تصمیم‌گیری نقش دارد. مثلا گزینه‌های نزدیک به خواسته‌ی خود را به صورت جند پیشنهاد به وی جهت انتخاب ارائه دهید. یا این‌که از تجربیات گذشته خودتان که دلیل مخالفت با وی است بازگو نمایید.

اختلافات باقی‌مانده حل و فصل کنید: اگر به خوبی به آن‌ها گوش داده باشید دلایل اصلی مخالفت آن‌ها را باید بدانید. سعی کنید پس از حل موضوع اگر این دلایل باقی‌مانده باشند آن‌ها را از بین ببرید. با آن‌ها پیوسته در ارتباط باشید تا مطمئن شوید اختلافات باقی‌ماند حل شده است.

شما بعنوان رهبر تیم، باید اجازه ایجاد تضاد در تیم جهت بهبود و پیشرفت آن را بدهید. فقط فراموش نکنید باید آن‌ها را کنترل و مدیریت کنید تا به درگیری بدل نشود. این ضامن پیشرقت سازمان شماست.
ارسال شده در:

3 تکنیک برای مدیریت محدوده پروژه

یکشنبه 15 اسفند 1395
09:12
امیرحسین ستوده بیدختی
3 تکنیک برای مدیریت محدوده پروژه

کلمه "محدوده" برای توصیف کلیت کار و مرزهای کلی پروژه، مورد استفاده قرار می گیرد. محدوده، تعریف می کند که پروژه چه چیزهایی را تحویل خواهد داد و چه چیزهایی را تحویل نخواهد داد. اگر می خواهید قادر باشید که محدوده پروژه را به طور مؤثر مدیریت کنید، باید آنرا بخوبی تعریف نمایید. تکنیک های زیر در مدیریت محدوده به شما کمک خواهد کرد:

    تمامی افراد را در مورد مدیریت محدوده، پاسخگو کنید. بسیاری از فرآیندهای مدیریت محدوده، در سطح مدیر پروژه خوب عمل می کند، اما توسط اعضای تیم مورد سازش و مصالحه قرار می گیرد. اگر مدیر پروژه در اجرای قوانین تغییر محدوده سختگیر باشد، ممکن است کارفرما برای اِعمال تغییرات مورد نظر خود، مستقیماً به سراغ اعضای تیم برود. چاره کار آن است که تمامی افراد نسبت به فرآیندهای مدیریت محدوده، پاسخگو باشند.

    در پروژه های بزرگ، یک کمیته کنترل تغییر تشکیل دهید. گاهی اوقات در پروژه های بسیار بزرگ، حامی مالی پروژه نمی تواند به تنهایی در مورد تغییر محدوده، تصمیم بگیرد. این مورد خصوصاً زمانی اتفاق می افتد که تغییر، سازمان های دیگر را نیز تحت تأثیر قرار دهد؛ یا زمانی که چندین سازمان در سرمایه گذاری برای پروژه، همکاری یا مشارکت داشته باشند و بخواهند در ارزیابی درخواست های تغییر محدوده، نظر بدهند. در اینگونه موارد، ممکن است لازم باشد تا گروهی از افراد، تغییر محدوده را تصویب نمایند. معمولاً به این گروه "کمیته کنترل تغییر" گفته می شود.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مطمئن شوید که فرد مناسب، تغییرات محدوده را تصویب می کند. یک مشکل معمول در پروژه ها آن است که اعضای تیم نقش حامی مالی، کارفرما و کاربران نهایی را در زمینه مدیریت تغییر، درک نمی کنند. به طور کلی، حامی مالی، کسی است که بر روی پروژه سرمایه گذاری کرده است؛ در رأس سازمان پروژه قرار دارد و نمی توان هر روز او را دید. افرادی که تیم پروژه با آنها سر و کار دارند، غالباً کارفرمایان عادی و کاربران نهایی هستند. مهم نیست که یک تغییر چقدر برای کاربران نهایی اهمیت دارد؛ آنها نمی توانند در مورد تغییر محدوده تصمیم بگیرند و آنرا تصویب نمایند. فقط حامی مالی (یا نماینده او) باید تغییر محدوده را تصویب کند.
ارسال شده در:

8 گام برای ایجاد برنامه ارتباطات

یکشنبه 15 اسفند 1395
09:09
امیرحسین ستوده بیدختی
8 گام برای ایجاد برنامه ارتباطات

در تمامی پروژه ها وضعیت باید گزارش شود. با این حال، در بسیاری از پروژه ها گزارش وضعیت، کافی نیست. آن پروژه ها به یک رویکرد ارتباطی جامع تر نیاز دارند. برنامه ارتباطات، شیوه ای است که رویکرد کلی ارتباطات پروژه را بیان می کند. گام های زیر به شما می گوید که چگونه چنین برنامه ای را تهیه نمایید:

    ذی نفعان پروژه را تعیین کنید.
    نیازهای ارتباطی هر یک از ذی نفعان را مشخص نمایید.
    از طریق توفان فکری تعیین کنید که نیازهای ارتباطی هر یک از ذی نفعان چگونه باید برآورده شود.
    میزان تلاش مورد نیاز را برآورد کنید.
    ارتباطاتی را که برای پروژه ضروری است، پیاده سازی نمایید.
    سایر گزینه های ارتباطی را اولویت بندی کنید.
    فعالیت های ارتباطی حاصله را به برنامه زمانبندی پروژه بیفزایید.
    در پروژه های بزرگ، ممکن است مدارک و مستندات بسیار زیادی تولید گردد؛ فرآیندی برای مدیریت این مستندات لازم است تا آنها از کنترل خارج نشوند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management




ارسال شده در:

مدیریت افراد دارای ADHD

یکشنبه 15 اسفند 1395
09:07
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت افراد دارای ADHD

ADHD مخفف عبارت Attention Deficit Hyperactivity Disorder است که می توان به آن "اختلال نقص توجه بیش فعالی" گفت. این اختلال شامل گروهی از نشانه های رفتاری است که عبارتند از : بی توجهی، بیش فعالی و تکانشگری، یا ترکیبی از اینها. ADHD معمولاً در دوران کودکی ظاهر می شود، اما ممکن است در برخی از افراد تا بزرگسالی تشخیص داده نشود.
افراد مبتلا به این اختلال اغلب با مدیریت زمان، سازمان، حافظه، تمرکز، و بیش فعالی در کشمکش هستند. با این حال، خلاقیت، انرژی و توانایی تمرکز فوق العاده آنها بر وظایف خاص، می تواند آنها را به اعضایی ارزشمند برای یک تیم تبدیل نماید.
شما می توانید به عضوی از تیم که مبتلا به ADHD است، با چند تعدیل ساده در محیط کار و با اندیشیدن به رویکرد خودتان به عنوان یک مدیر، کمک کنید تا پیشرفت کند. به عنوان مثال، می توانید یک محل آرام یا خصوصی را به عنوان محل کار او در نظر بگیرید، و با او صحبت کنید تا دریابید که چه نوع آموزشی برای او بهتر و مؤثرتر است.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


اگر در مورد رفتارها یا استانداردهای کاری او نگران هستید، با بخش منابع انسانی خود صحبت کنید. 
ارسال شده در:

میزان بهره وری شما چقدر است؟

یکشنبه 15 اسفند 1395
09:01
امیرحسین ستوده بیدختی
میزان بهره وری شما چقدر است؟

بسیاری از ما هنگامی که می خواهیم کار بیشتری انجام دهیم، ساعات کارمان را می افزاییم، موعدها را تغییر می دهیم، و به انجام همزمان کارها می پردازیم. این استراتژیها در کوتاه مدت می توانند مفید باشند، اما نمی توانند به مدت طولانی تداوم یابند. این رویکرد، خیلی زود به یک شیوه زندگی تبدیل می شود که نتیجه آن، افزایش سطح استرس و در نهایت، کاهش بهره وری است.
بهره وری، مقیاسی است از مقدار آنچه که انجام می دهید- نه میزان مشغله شما. پس به مراتب بهتر است که بیاموزید چگونه هوشمندانه تر کار کنید، و از اهرم هایی استفاده کنید که از زمان و منابع خود بیشترین بهره را به دست آورید. این، بهره وری شما را فزایش خواهد داد- و به شما کمک می کند تا فرصت بیشتری برای انجام کارهای دیگر پیدا کنید.
برای درک میزان بهره وری خود می توانید به آدرس اینترنتی زیر مراجعه کرده، به پرسش های آن پاسخ دهید و امتیاز خود را محاسبه نمایید:

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


www.mindtools.com/pages/article/productivity-quiz.htm
ارسال شده در:

مهندسی نجومی

یکشنبه 15 اسفند 1395
08:38
امیرحسین ستوده بیدختی
2 تکنیک برای کمک به برنامه ریزی پروژه

    بر روی منشور پروژه، برنامه زمانبندی و بودجه به طور همزمان کار کنید. هیچگونه ترتیب و توالی الزام آوری میان تعریف (برنامه ریزی) پروژه و تهیه زمانبندی و بودجه وجود ندارد. بعضی از بخش های منشور پروژه، مانند برآوردهای هزینه و مدت زمان، بدون آغاز طرح ریزی کلی زمانبندی نمی تواند تکمیل شود. در عین حال، نمی توانید زمانبندی را تکمیل کنید، مگر آنکه در مورد منشور پروژه، موافقت های لازم را کسب کرده باشید.
    اقلام قابل تحویل اصلی، منشور پروژه، زمانبندی و بودجه باید به صورت موازی توسعه یابند. شما درخواهید یافت که با جمع آوری اطلاعات در مورد محدوده و اقلام قابل تحویل، می توانید طرح ریزی زمانبندی کلی را آغاز نمایید. هنگامی که اقلام قابل تحویل، محدوده، فرضیات و رویکرد به طور کامل مشخص شوند، اطلاعات کافی برای تکمیل زمانبندی کلی را در اختیار خواهید داشت. آنگاه می توانید از این زمانبندی کلی برای برآورد بودجه مورد نیاز استفاده کنید؛ که به نوبه خود برای تکمیل منشور پروژه، مورد استفاده قرار می گیرد.

    مطمئن شوید که تمامی افراد، نقش ها و مسئولیت ها را درک کرده اند. در پروژه های کوچک، سازمان پروژه بسیار ساده است. کسی که پروژه را مدیریت می کند، ممکن است تنها کسی باشد که واقعاً بر روی پروژه کار می کند. با این حال، در پروژه های بزرگ ممکن است یک ساختار سازمانی سنگین و رسمی وجود داشته باشد. هر چه تعداد افراد درگیر در پروژه بیشتر باشد، اهمیت اینکه تمامی افراد نقش ها و مسئولیت های خود را به طور شفاف بدانند، بیشتر می شود.
    شما می توانید نقش ها و مسئولیت های نوعی را از قبل برای سازمان خود تعریف کنید و سپس آنرا از پروژه ای به پروژه دیگر، متناسب با پروژه، اصلاح نمایید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


ارسال شده در:

مدیریت زنجیره تامین

پنجشنبه 12 اسفند 1395
06:42
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت زنجیره تامین بر یكپارچه‌سازی فعالیتهای زنجیره تامین و نیز جریانهای اطلاعاتی مرتبط با آنها از طریق بهبود در روابط زنجیره در جهت دستیابی به مزیت رقابتی قابل اتكا و مستدام ، مشتمل می‌شود .

بنابراین ، مدیریت زنجیره تامین عبارت است از فرایند یكپارچه‌سازی فعالیتهای زنجیره تامین و نیز جریانهای اطلاعاتی مرتبط با آن از طریق بهبود و هماهنگ‌سازی فعالیت‌ها در زنجیره تامین تــــولید و عرضه محصول.

عدم تمایل شرکت‌ها به کنار گذاشتن سیستم‌های اطلاعاتی موجود با در نظر گرفتن هزینه هنگفت آن از یک طرف و ظهور تکنولوژی‌های جدید در دنیای اطلاعات،

به شکل گیری و بروز راه حل‌هایی منجرشده تا شرکت‌ها به‌رغم حفظ سیستم‌های موجود، امکان ارتباط با سیستم‌های اطلاعاتی زنجیره تامین و تعامل با آنها را داشته باشند.

امروزه مدیریت زنجیره تامین به عنوان یكی از مبانی زیرساختی پیاده‌سازی كسب‌وكارالكترونیك در دنیا مطرح است .

در رقابت‌های جهانی موجود در عصر حاضر باید محصولات متنوع را با توجه به درخواست مشتری در دسترس وی قرار داد .

 خواست مشتری بر كیفیت بالا و خدمت رسانی سریع موجب افزایش فشارهایی شده است كه قبلا وجود نداشته است ،

در نتیجه شركت‌ها بیش از این نمی‌توانند به تنهایی از عهده تمامی كارها برآیند . در بازار رقابتی موجود ، بنگاه‌های اقتصادی و تولیدی علاوه بر پرداختن به سازمان و منابع داخلی ،

خود را به مدیریت و نظارت بر منابع و اركان مرتبط خارج از سازمان نیازمند یافته‌اند . علت این امر در واقع دستیابی به مزیت یا مزایای رقابتی با هدف كسب سهم بیشتری از بازار است .

بر این اساس فعالیتهایی نظیر برنامه‌ریزی عرضه و تقاضا ، تهیه مواد ، تولید و برنامه‌‌ریزی محصول ، خدمت نگهداری كالا ، كنترل موجودی ، توزیع ، تحویل و خدمت به مشتری

كه قبلا همگی در سطح شركت انجام می‌شده اینك به سطح زنجیره عرضه انتقال پیدا كرده است . مساله كلیدی در یك زنجیره تامین ، مدیریت و كنترل هماهنگ تمامی این فعالیتهاست .

مدیریت زنجیره تامین (SCM) پدیده‌ای است كه این كار را به طریقی انجام می‌دهد كه مشتریان بتوانند خدمت قابل اطمینان و سریع را با محصولات با كیفیت در حداقل هزینه دریافت كنند .

 

در دو دهه 60 و 70 میلادی ، سازمانها برای افزایش توان رقابتی خود تلاش می‌كردند تا بااستانداردسازی و بهبود فرایندهای داخلی خود محصولی با كیفیت بهتر و هزینه كمتر تولید كنند .

در آن زمان تفكر غالب این بود كه مهندسی و طراحی قوی و نیز عملیات تولید منسجم و هماهنگ پیش‌نیاز دستیابی به خواسته‌های بازار و درنتیجه كسب سهم بازار بیشتری است .

به همین دلیل سازمانها تمام تلاش خود را بر افزایش كارایی معطوف می‌كردند . در دهه 80 میلادی با افزایش تنوع در الگوهای مورد انتظار مشتریان ، سازمانها به طور فزاینده‌ای

بهافزایش انعطاف پذیرش در خطوط تولید و توسعه محصولات جدید برای ارضای نیازهای مشتریان علاقه‌مند شدند . در دهه 90 میلادی ،

به همراه بهبود در فرایندهای تولید و به كارگیری الگوهای مهندسی مجدد ، مدیران بسیاری از صنایع دریافتند كه

برای ادامه حضور در بازار تنها بهبود فرایندهای داخلی و انعطاف‌پذیری در توانایی‌های شـــــركت كافی نیست بلكه تامین‌كنندگان قطعات و مواد نیز باید موادی با بهترین كیفیت و كمترین هزینه تولید كنند

وتوزیع‌كنندگان محصولات نیز باید ارتباط نزدیكی با سیاست‌های توسعه بازار تولیدكننده داشته باشند ؛

با چنین نگرشی ، رویكردهای زنجیره تامین و مدیریت آن پا به عرصه وجود نهاد . از طرف دیگر با توسعه سریع فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر و كاربرد وسیع آن در مدیریت زنجیره تامین ،

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management

بسیاری از فعالیتهای اساسی مدیریت زنجیره با روش‌های جدید درحال انجام است ...

ارسال شده در:

مدیریت قارچی

پنجشنبه 12 اسفند 1395
06:42
امیرحسین ستوده بیدختی
كسب و كارهای امروزی باید سریعاً مسیر خود را تغییر دهند. ارتباطات و اطلاعات، ابزارهای ضروری نوآوری، خدمت دهی خوب به مشتریان، پایداری بالا و تغییر هستند و بایستی آزادانه جریان داشته باشند. در یك تحقیق سازمانی، در پاسخ به این پرسش كه به منظور ارتقای محیط كار خود، دوست دارید شاهد چه كاری از سوی مدیران و یا سرپرستان خود باشید؟ 69 درصد از پاسخگویان چنین اظهار داشته اند: ارتباطات بهتر. به شیوه های متعدد ارتباطات فكر كنید (تلفن همراه، اینترنت، ایمیل، پیجر و...)، قدرت ما برای ارتباط بهبود یافته است اما برخلاف آنچه كه درست به نظر می رسد كیفیت ارتباطات تنزل كرده است. به عبارت دیگر، كمیت ابزارهای ارتباطی افزایش و كیفیت ارتباط كاهش یافته است. در سال 1995، شركت بوئینگ، زمانی كه اتحادیه ماشین كاران، اعتصاب 69 روزه خود را علیه این شركت آغاز كرد، درگیر دومین و طولانی ترین اعتصاب علیه خود شد. این شركت میلیونها دلار را از دست داد و دردسرهای خدمت به مشتریان بزرگ (36 خط هوایی) را تجربه كرد.

بخشی از این مشكل مربوط به این بود كه زمانی كه شركت بوئینگ مشغول موعظه كارگروهی و بهره وری بود برخی از كارها را برای هزینه كمتر به پیمانكاران فرعی واگذار كرد. این قطع ارتباط بین آنچه مدیران می گفتند و انجام می دادند به بروز تنش بین اتحادیه و شركت منجر شد. رئیس و شركت بوئینگ تقصیر را بر گردن فقدان فهم عواطف و احساسات كارگران و شكست در ارتباط شركت با نیروی كار انداخت. او خاطرنشان كرد كه بخشی از مشكل به دلیل عدم توانایی بوئینگ در ارتباط متقابل موثر پیرامون ما چه كردیم و چرا كردیم ایجاد شد. در سال 1998 شركت (UNITED PRODUCT SERVICE)UPS نیز درگیر سرنوشت مشابهی گردید. با اعتصاب كاركنان، این شركت بیش از 700 میلیون درآمد خود را از دست داد و اعتبار و اعتمادش نیز در بین كاركنان وفادار شركت بر باد رفت. در این رابطه مدیر منـــابع انسانی شركت آتلانتا گفت: هیچ كس برنده نشد. او خاطرنشان ساخت كه می شد جلو این اعتصاب را گرفت اگر UPS ارتباط بهتری را قبل و یا درحین مذاكرات برقرار می كرد. UPS دو درس مهم از این اعتصاب آموخت: اول اینكه كاركنان درك كاملی از مزایای كاری خود قبل از اعتصاب نداشتند، اگر آنها در این مورد اطلاع درستی داشتند شاید برخی از ابهاماتی كه وجود داشت از بین می رفت.
به طوری كه در توافق نهایی بین اتحادیه و مدیریت افزایش مزایای كاركنان به طور برجسته ای نسبت به قبل از قرارداد افزایش نیافت. دوم اینكه، UPS ضرورت ارتباط درضمن فرایند مذاكرات را كم اهمیت تخمین زده بود. به منظور اجتناب از ابهام كاركنان كه در جریان مذاكرات به سرعت چرخش كرد، UPS افسار اطلاعات را بیش از حد محكم كرد كه یك اشتباه عمده آن را گشود. كاركنان می خواستند بدانند چه چیزی در جریان است و بسیاری از آنها احساس كردند توسط مدیریت لورفته و كارشان را از دست می دهند، فقدان اطلاعات موجی از واپس زنی، خشم، رنجش و كاهش درآمد را برای شركت ایجاد كرد.
سرانجام UPS آموخت كه هرگز نباید فرض كرد كه كاركنـــان شما آنچه را كه شما فكر می كنید می دانند، می دانند.

سازمانهای با دسترسی بالا و پایین
دو نوع اصلی از سازمانها وجود دارند. سازمانهایی با دسترسی بالا و سازمانهای با دسترسی پایین. ارتباط خوب، نشانه تمام عیار سازمانی با پایداری بالاست كه در قلب آن، ارتباط حدوداً در همه جا وجود دارد. در سازمانهای با دسترسی پایین، جریان ارتباط محفوظ و محدود است. درحقیقت، كاركنان خود را در تاریكی می یابند مثل قارچ، در حاشیــه باریكی از شرح وظایف محدود و درجه بندی می شوند و در چارت سازمانی قرار می گیرند. جای تعجب نیست كه در این سازمانها، بسیاری از آنها به طور سلسله مراتبی با مشكلات بزرگتری در واكنش با تغییر، نوسانات نیازهای مشتریان و روان بودن محیطهای كاری مدرن مواجه می شوند. برعكس، در سازمانهایی با دسترسی بالا اطلاعات تا بالاترین حد امكان اوج می گیرد و همه را شریك می كند. افراد اطلاعات بیشتری دارند و بنابراین، می توانند سریعاً به نیازهای مشتریان و محیط پاسخ دهند. سازمانهای با دسترسی بالا خود را به ارتباطات شفاف و باز متعهد می دانند.

نشانه های سازمانهای با دسترسی پایین
این سازمانها دارای فرهنگ مبتنی بر مقررات هستند. مدیریت بیشتر بر قدرت تحمیل قوانین و مقررات تاكید دارد تا حذف قوانین و مقررات غیرضروری؛ در این سازمانها تصمیم گیری متمركز است و فرایند تصمیم گیری از بالا به پایین است؛
این سازمانها دارای سیستم های پاداشی هستند كــــــه تغییر و نوآوری را به حداقل می رساند چرا كه فقط مدیران بالای این سازمانها مسئول تغییر و تایید هر نوع قانون و مقررات هستند. سرعت تصمیم گیری نیز كند است زیرا مسئولیت و قدرت تصمیم گیری از آنهایی سلب شده كه بیشترین نیاز را برای آن دارند؛
در ایـــن سازمانها در مقابل تغییر، مقاومت می شود. چنین سازمانهایی خود را در مقابل تغییر محافظت می كنند و فقط یك حادثه، یك تهدید یا یك بحران عمومی برای شروع تغییر كافی است؛

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


در این سازمانها در بدترین شكل، از لایه های بالا به پایین اینكه چه نقشهایی بایستی داده شود، با چه كسانی باید صحبت شود و چه كسانی باید درگیر شوند، دیكته می شود و بالاخره اینكه در این سازمانها درجه تحصیلی مهمتر از نتایج و دستاوردهاست. 
ارسال شده در:

مدیریت بوفالویی یا مدیریت غازی

پنجشنبه 12 اسفند 1395
06:42
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت بوفالویی یا مدیریت غازی

 

در جهان امروز از استعاره و سایر صنایع ادبی در بیان عمیق تر و تاثیرگذارتر مفاهیم سازمانی و مدیریتی به وفور استفاده می گردد. سالهاست که "پرواز" جهت تفهیم و تشریح مباحث مرتبط با "رهبری تحول سازمانی" مورد استفاده قرار می گیرد.نخستین بار " جین بلاسکو " این استعاره را در کتاب "پرواز بوفالوها" مطرح کرد. او با بهره گیری از نمادهای بوفالو و غاز، از استعاره پرواز برای حرکت سازمان های سنگین به سمت سازمان های سبک بهره جست.جین بلاسكو درمراسم ترحیم یكی از دوستان نزدیك خود حضور یافته است. دوستش در اثر حادثه رانندگی در جاده‌ای كه به اطراف  كار و مدیریت شركتش در آن رفت و آمد می‌كرده، جان خود را از دست داده است. بلاسكو در خلوت خود به این حقیقت تلخ می‌اندیشید كه روزی و شاید هم همین‌ فردا نوبت او باشد، چرا كه هفته‌ای چند روز همین جاده را با همین سرعت برای كار طی می‌كند. راستی اگر این اتفاق فردا برای او بیافتد تكلیف چیست، برای بلاسكو سه سؤال اساسی مطرح می‌شود:
۱- آیا ما سخت و بی‌وقفه كار می‌كنیم كه كسب و كار موفقی بسازیم یا تلاش می‌كنیم كه مراسم ختم باشكوهی مثل امروز را به وجود بیاوریم.
۲– آیا ما برای موفقیت و كامیابی و درك لذت زندگی خود می‌كوشیم یا می‌كوشیم تا تنها وارثین ما از تلاش ما لذت ببرند.
۳– آیا ما برای زندگی كار می‌كنیم یا زندگی می‌كنیم كه فقط كار كنیم؟ اصلاً هدف زندگی چیست؟ كار برای زندگی؟ یا زندگی برای كار؟
طرح این سؤالات در ذهن بلاسكو به‌شدت او را تكان می‌دهد و او را برای رسیدن به پاسخ‌های درست به تكاپو وامی‌دارد. بلاسكو كه اكنون با چندین سال سابقه عملی و تجربی در كسب و كار، یكی از مشاورین زنده مدیریت به شمار می‌رود، از آن پس تحقیقی را آغاز می‌كند كه نتایج زیر را برای او حاصل می‌كند.
او می‌گوید من از میان شركت‌های موفق جهان با مدیران 24 شركت كه در یك دوره ده‌ساله حدود 20 درصد سود سهام عاید سهامداران خود كرده بودند و در امور دیگر نیز در كارشان موفقیت چشمگیری داشتند، مصاحبه‌ای انجام دادم و در گفتگو با این مدیران كه در صنایع مختلف مدیریت می‌كردند به چند حقیقیت آشكار دست یافتم.
- راز موفقیت مدیران این بود كه اساساً نوع و طبیعت مدیریت و رهبرشان با دیگران كاملاً فرق داشت و در واقع «شیوه رهبری» عامل موفقیت آنها بود.

- دیگر اینكه در شیوه‌های مدیریتی و رهبری آنان، الزاماً تشابه و نقاط مشتركی وجود نداشت تا بتوانم از آن تقلید كنم. هر یك از آنها روش رهبری خاص خود را برای موفقیت داشتند.
اما همه آنها در امور زیر با هم مشترك بودند:
- آنها برای كار زندگی نمی‌كنند، بلكه برای زندگی كار می‌كنند.
 – آنها به همه امور زندگی اهمیت می‌دهند و همه‌چیز را با هم و با تعادل به پیش می‌برند؛ امور خانواده، امور شخصی، امور سلامت، امور تفریحی، امور معاشرتی، ورزش و بالاخره امور كسب و كار.
بلاسكو به سه حقیقت تلخ دیگر هم در نتایج بررسی خود اشاره می‌كند.
 - موفقیت و كامیابی، دشمن و گمراه كننده انسان، مدیران و سازمان‌ها است. چیزی كه ما را تا به امروز كامیاب كرده و به اینجا رسانده است، الزاماً همان چیزی نیست كه كامیابی آینده را تأمین كند. این حقیقت باعث شكست و سقوط و محو بسیاری از شركت‌های بزرگ جهان بوده كه امروزه تنها نام و خاطره‌ای از آنها در جایی در قبرستان شركت‌های مرده باقی است.
 – ما متأسفانه همواره دیگران را مقصر می‌دانیم و هرگز در آئینه حقیقت خود نمی‌نگریم.
 – حقیقت تلخ سوم این است كه من باید تغییر كنم، من باید عوض شوم. در حالی كه همه دنبال تغییر دیگران هستند و تغییر را در آنها جستجو می‌كنند. او پس از درك این نتایج به درون سازمان خود مراجعه می‌كند و با درك و دیدگاه جدید به بررسی آن می‌پردازد و در این بررسی به دو نوع سازمان و تشكیلات اشاره می‌كند؛ زیرا از ویژگی‌های بوفالوها و غازها، نتایج مدیریتی جذابی به دست می‌آورد.
او سازمان‌ها را به دو دسته تقسیم می‌كند:  
1 – سازمان‌های بوفالویی
۲- سازمان‌های غازی

ویژگی بوفالوها                    
• آنها به یك رهبر پای‌بند و وفادار و همه پیروند و تابع.                    
• آنها درست همان كاری را می‌كنند كه به آنها دستور داده شده است.                    
• آنها هرگز سؤال نمی‌كنند و فقط پیروی می‌كنند.                    
• بوفالوها منتظر دستور می‌شوند و تا دستور نرسد، هیچ كاری نمی‌كنند .                    
• هیچكس جای دیگری را پر نمی‌كند و جلو نمی‌افتد و مسئولیت نمی‌پذیرد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


   ویژگی غاز ها                    
•  هر غاز به هنگام پرواز دسته‌جمعی، احساس مسئولیت می‌كند.                    
• هرغازفقط پیروی محض نمی‌كندو وضع خودرادرراه می‌سنجدوتصمیم می گیرد .                    
• هر غاز مسیر پرواز گروه را می‌داند.                    
• رهبری و جلودار بودن، نوبتی است.                    
• هر غاز،زمان جلوتربودن،درنوك پروازبودن و هدایت گروه را، خود انتخاب می کند.                    
• همه غازها تمایل به پذیرش مسئولیت و جلودار بودن و رهبری دارند.                    
• غازها در طول پرواز مراقب یكدیگر هستند.
بررسی ثابت كرده است كه اگر غازها مسیری را گروهی بپیمایند 70 درصد بیشتر از آن مسافتی را كه انفرادی  می‌توانند طی كنند، می‌پیمایند. بلاسكو می‌گوید وقتی از مطالعه نظام همكاری و زندگی و پرواز گروهی و مشاركتی غازها آگاه شدم و راز كامیابی این نظام را كشف كردم، به داخل شركت خود برگشتم و به همه همكارانم دستور پرواز دادم و از آنها خواستم كه از امروز غازهایی باشند كه هم خود از پروازشان لذت ببرند و هم من سازمان كمال‌یافته‌تر و آسوده‌تری را اداره كنم.
آری من به آنها اختیار و آزادی پرواز دادم و گفتم بوفالوهای من پرواز كنید. غافل از اینكه بوفالوها نمی‌توانند پرواز كنند. به خود گفتم بلاسكو سازمان تو، یك سازمان بوفالویی است. مگر تو این‌طور نخواستی كه همكارانی مطیع و فرمانبردار، بی چون و چرا داشته باشی که به دست و دهان تو نگاه كنند. پس اگر غیر از این می‌خواهی، خود تو اول باید تغییر كنی و در اینجا بود كه آن حقیقت تلخ سوم یك بار دیگر در گوش من صدا كرد كه: من باید تغییر كنم، من باید بوفالوها را تبدیل به غاز كنم، طبیعت آنها را تغییر دهم، با آموزش و پرورش، رشد، ایجاد انگیزش، روحیه، اختیار، مسئولیت، اعتماد و … پرواز بوفالوها حقیقت تلخی است كه همه‌روزه در اغلب سازمان‌ها با آن برخورد می‌كنیم
ارسال شده در:

سندرم مدیریت ذره بینی

پنجشنبه 12 اسفند 1395
06:36
امیرحسین ستوده بیدختی
سندرم مدیریت ذره بینی
فرهنگ لغت وبستر مدیریت ذره بینی را توجه شدید به جزئیات و مسائل ریز و کنترل دقیق افراد تعریف می کند. میکرو مدیران، مدیرانی هستند که به کارکنان خود بسیار نزدیکند. آنها دائما بر کار افراد خود نظارت کرده و یکریز اظهار نظر می‌کنند(خواه، مثبت یا منفی). کارکنان چنین مدیرانی از خود می پرسند" چرا رئیس نمی‌گذارد من کار خود را به تنهایی انجام دهم؟ چرا مرا لحظه ای ترک نمی کند؟ این بار دیگر چه مسئله ای را به من گوشزد خواهد کرد؟"
مدیریت ذره بینی در واقع یک وسواس ناخواسته و یک اختلال رفتاری درست شبیه سایر اختلالات رفتاری اعتیاد آور است. وسواس مدیران ریز بین، شامل حال همه کارکنان- چه آنهایی که بهره‌وری بالایی دارند و چه آنهایی که عملکرد ضعیفی دارند- می‌شود‌‌‌‍‍. در حیطه کاری مدیران میکرو، هیچ کاری تفویض نمی شود ، نظرات کارکنان نادیده گرفته می شود و صدای آنها شنیده نمی‌شود. احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، کنترل شدید پرسنل را باعث می شود و همین امر موجب تکرار دوباره کارها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان می‌‌شود. چمبرز در آخرین کتاب خود" راهنمای بقای مدیریت ذره بینی " می نویسد: بیشتر کارکنان- نزدیک به 80 درصد - در زندگی کاری خود، مدیران ذره بینی را تجربه می کنند. طبق تحقیقات وی،22 درصد از مدیران با شیوه مدیریت میکرو، کارکنان خود را اداره می کنند. به اعتقاد چمبرز چنین شیوه ای اعتماد به نفس کارکنان را تضعیف و آنها را متکی و وابسته بار می آورد‌‌‌‌‌‌.
برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کارها باید شخصا خود اقدام کنند. آنها خود را بهترین تصمیم گیرندگان می‌دانند، تمام کارها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی دهند که تصمیم گیری به زیر دستان توانا تفویض شود. اینگونه افراد اصطلاحا " همه فن حریف" هستند. برخی دیگر از مدیران ذره بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آنها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آنها مستبد و زورگو می شود و رفتار های وسواس گونه خود را نشان می دهند. با مطرح کردن سئوالات زیر می‌توانید نشانه های سندرم مدیریت ذره بینی را تشخیص دهید:
* آیا مدیر زمان زیادی را صرف می کند تا به کارکنان آموزش دهد دقیقا چه کاری و چگونه باید انجام شود؟
* آیا مدیر زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه ها و کارهای انجام شده می کند؟
* آیا مدیر از اینکه فردی بدون مشورت با وی تصمیمی بگیرد یا کاری انجام دهد عصبانی می شود؟
* آیا مدیر به جای تاکید بر سیاستها و خط مشی ها، زمان زیادی را صرف جزئیات و مسائل کوچک می کند؟
* آیا مدیر ترجیح می دهد به جای تفویض اختیار، خودش مستقیماکارکنان را هدایت کند؟
اگر پاسخ شما به حداقل یکی از سوالات بالا مثبت باشد، فرد مورد نظر احتمالا به سندرم میکرو مدیریت مبتلا است.
یک از نشانه های بارز مدیران ریز بین، تاکید بیش از اندازه آنها بر گزارش کاری است. آنها می خواهند کارکنان لحظه به لحظه زمان کاری خود را گزارش دهند. علاوه بر این مدیران ذره بینی کارکنانی را که شبیه خودشان هستند ارتقا می دهند. بنابراین به اعتقاد چمبرز کارکنان چنین مدیرانی یاد می گیرند برای پیشرفت و ارتقا، ریز بین و دقیق باشند و به این ترتیب آنها نیز تبدیل به افرادی ذره بین می‌شوند. در عین حال مدیران ریز بین از نظر کارکنان افرادی کنترل چی، دیکتاتور، موشکاف، نقاد، بوروکراتیک‌، فضول و ... تلقی می شوند.
چرا افراد به مدیریت ذره بینی روی می آورند؟
دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد، مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهمترین این دلایل عبارتند از:
-1 نقشها و مسئولیتهای افراد نامشخص است. زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیتهایش نا مشخص است، خودش تشخیص می دهد که بهترین کار و شیوه چیست؟بنابراین به کنترل بیشتر و دقیق تر روی می آورد. همچنین ابهام در سیاستها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می دهد، در حوزه مسئولیت آنها وارد شده و بیش از اندازه امر و نهی کند.
-2 مدیریت ذره بینی پاسخی به بحران است. در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آنها بیشتر می‌شود و به محض رفع بحران معمولا- البته چنانچه علت ریز بینی به بحران برگردد- این کنترلها کاهش یافته و اوضاع به حالت قبل بر می‌شود. البته در برخی مواقع نیز پس از رفع مشکل، این سبک مدیریتی تثبیت شده و به قوت خود باقی می ماند.
-3 ترس_ شاید بتوان به جرات گفت: که اکثریت مدیران ذره بینی می‌ترسند: ترس از شکست، ترس روی دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری واختیارات و ... هر چند ترس یک رفتار غریزی است اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کارها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می شود.
یکی از نگرانیهای اساسی مدیران ترس از عدم وجود اطلاعات به موقع و بهنگام است. بنابراین کارکنان باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آنها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند. به نظر چمبرز اقدام پیشگیرانه در جهت خواسته‌ها و نیازهای اطلاعاتی این مدیران باعث آرامش خاطر آنها شده و اعتماد شان را به کارمند جلب می‌کند. در نتیجه پس از مدتی مدیر احساس می کند نیازکمتری به کنترل فعالیت‌ها و وظایف چنین کارمندی دارد .
نامشخص بودن نقشها و مسئولیتهای افراد، ایجاد بحران و ترس از جمله عواملی هستند که افراد را به سمت مدیریت ذره بینی سوق می‌دهند.
جملاتی نظیر من نگرانم ، آیا کارکنان می‌توانند چنین کاری انجام دهند؟ اگر چنین اتفاقی نیفتد..._ دلواپسم و ... به دفعات از مدیران ذره بینی شنیده می شود. در بسیاری از مواقع ترس این مدیران با عصبانیت و خشم آنها بروز می کند که خود نتایج مخربی را به دنبال خواهد داشت. برای کاهش ترس، به مدیران میکرو توصیه می‌شود:
-1 دلایل ترس را شناسایی، پیگیری و ترس خود را کاملا بیان کنند.
-2 دستور العملهایی برای کنترل و کاهش دلایل ترس ارائه نمایند (با همفکری و همکاری کارکنان).
-3 فردی را مسئول پیگیری سیاست ها و دستورالعملها کرده و از کارکنان خود بخواهند برنامه هایی کوتاه مدت برای بهبود اوضاع ارائه کنند.
-4 معیارها و شاخصهایی را برای کنترل و ارزیابی کارهای انجام شده مشخص کرده و در کنار کارکنان پیگیر بهبود شرایط باشند.
( البته نباید فراموش کرد که گفتن چنین کارهایی قطعا از عمل کردن به آنها ساده تر خواهد بود_)
نتایج مدیریت ذره بینی
مدیریت ریز بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران دارد. این رفتار روحیه کارتیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می شود. در زیر به برخی اثرات و نتایج چنین شیوه ای اشاره می شود:
* ارتباطات ضعیف: معمولا کنترل بیش از اندازه کارکنان توسط مدیر، روابط آنها را دستخوش تغییر می کند. رفتار وسواس گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می شود.
* گوشه گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره بین، کارکنان را گوشه گیر و منزوی می کنند. ترس از توبیخ در حضور دیگران و مناسب نبودن محیط کاری باعث می شود کارمندان ترجیح دهند به تنهایی کار کنند. به این ترتیب روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می رود.
* کار شکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی مورد را دارند. در بسیاری از مواقع کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می گردند و کار شکنی از جمله این روشهاست. بسیاری از کارکنان، در بیش روی مدیر چشم می گویند اما پشت سر کاری را که دوست دارند انجام می دهند.
* پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.
* کاهش انگیزه و بهره وری: مدیریت ذره‌بینی باعث می شود که کارکنان احساس کنند کنترلی بر وظایف و محیط کارشان ندارند، در نتیجه انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آنها کاهش می یابد.
* افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره بینی باعث می شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مساله موجب می شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباهشان بیشتر شود. تحقیقات ثابت کرده اند حوادث کاری ارتباط مستقیمی با سطح استرس افراد دارند.
*افزایش جابجایی کارکنان و کاهش رشد سازمانی: توجه به جزئیات اگر چه بسیار خوب است اما افراط بیش از اندازه سبب ناراحتی کارکنان و تمایل آنها برای جابجایی شغلی می شود.
* اتلاف وقت و منابع سازمانی: از آنجا که مدیران ریز بین دوست دارند تمام کارها آن گونه که آنها می گویند انجام گیرد، به محض کوچکترین اشتباهی کار باید دوباره تکرار شود. تکرار مجدد یا اصرار مدیر بر انجام کارها توسط شخص وی منجر به اتلاف وقت و منابع و صرف هزینه های بالا می شود.
راه حل
نسخه واحد و راه حل از پیش تعیین شده ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آنها را جلب کرد، ترسشان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت نمود. علاوه بر این هدف گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیتهای افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز موثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر- تا اندازه معقول- نشان از توجه و علاقه مندی وی به کار و کارکنانش دارد. در مقابل مدیران میکرو، هستند مدیرانی که کارکنان را به حال خود رها می کنند و آنها را کاملا آزاد می گذارند(مدیران ماکرو). چنین مدیرانی دیر می آیند، زود می روند، وقت زیادی را صرف مکالمات تلفنی بیهوده یا وقت گذرانی در اداره یا بازی کامپیوتری و گشت و گذار در اینترنت می کنند و غالبا کارکنان فعال و پر تلاش، بار وظایف چنین مدیرانی را به دوش می کشند.
بنابر این نباید به اشتباه تصور کرد انتقاد از مدیریت میکرو، دلیلی بر تاکید مدیریت ماکرو است. این دو شیوه در دو طرف یک طیف قرار می گیرند و در حالت افراطی و شدید هر دو مخرب هستند.
مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار ، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی گیرد و بابرقراری ارتباط صحیح با کارکنان و زیر دستان همواره با هدایت آنها، به توانمند سازی و بالندگی افراد نیز می اندیشد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


برای برخورد موثر با مدیران میکرو توصیه می شود:
* اموری را که برای وی مهم هستند مشخص سازید سپس با او کار کنید- نه علیه او.
* منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید. جلوتر از زمان باشید.
* هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کارها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.
* انتظارات و خواسته های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.
* با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آنها را به کار گیرید. مدیران ریز بین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل ها لذت می برند.
* از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.
نتیجه گیری
مدیریت ذربینی یک اختلال، درگیری یا تعارض با کار، زیر دستان ، عملکرد یا تصمیم‌گیری آنهاست که ریشه در عدم اطمینان و اعتماد مدیر دارد. این رفتار وسواس گونه، روحیه کار تیمی را تخریب و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع باعث شکست سازمان می شود.
مدیران میکرو خود را بهترین تصمیم گیرندگان می دانند و به خود اجازه می‌دهند در مورد تمام وظایف و کارهای پرسنل اظهار نظر نمایند. این مدیران به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، بهره وری کلی را فراموش کرده و در واقع کل را فدای جزء می‌کنند. علاوه براین احترام و اعتماد کارکنان را نیز از دست می‌دهند.
ارسال شده در:

تهیه منشور پروژه

پنجشنبه 12 اسفند 1395
06:36
امیرحسین ستوده بیدختی
چطوری منشور پروژه تهیه کنیم؟

 

یه پروژه کوچیک رو فرض کنین؛ مثلا قراره تو شرکت یه نرم‌افزار مدیریت اسناد راه‌اندازی کنین. ماجرا اینه که مدیر عامل و مدیرای ارشد شرکت جلسه‌ای دارن و دارن به این فکر می‌کنن که این کار رو انجام بدن یا نه. در نهایت دسته‌جمعی به این نتیجه می‌رسن که این کار به نفع شرکته و بهتره انجام بشه. مدیر عامل از مدیرهای ارشد شرکت می‌پرسه که چه کسی حاضره مسئولیت این کار رو به عهده بگیره و یکی از اون‌ها این مسئولیت رو قبول می‌کنه. اون مدیر ارشد و مدیر عامل بلند می‌شن، با هم دست می‌دن و مدیر عامل ضمن این‌که ازش تشکر می‌کنه براش آرزوی موفقیت هم می‌کنه.

 

الان اینجا چه اتفاق‌هایی افتاد؟

اول این‌که پروژه به عهده یه مدیر ارشد گذاشته شد. این به این معنی نیست که اون آدم مدیر پروژه می‌شه؛ نه، اون می‌شه مالک پروژه. دلیلش هم اینه که هر پروژه‌ای نیاز نفوذ و قدرت یه مدیر ارشد داره. تو پم‌باک به این آدم می‌گن Sponsor (حامی پروژه) و تو پرینس۲ بهش می‌گن Executive.

اون جایی که تو جلسه بحث نرم‌افزار پیش کشیده شد و بررسی پروژه رو شروع کردن هم می‌شه project mandate (جرقه پروژه).

 

مرحله بعدی اینه که اون مدیر ارشد باید مدیر پروژه انتخاب کنه. مثلا می‌ره با مسئول واحد IT، مسئول واحد کنترل پروژه، مسئول دبیرخونه یا کس دیگه‌ای صحبت می‌کنه و توافق می‌کنن. از حالا به بعد اون آدم می‌شه مدیر پروژه.

حالا خودتون رو بذارین به جای اون مدیر ارشد؛ به نظرتون جالبه اگه کار رو شروع کنین و برین جلو، بعد ببینین که پول کافی برای این پروژه اختصاص نمیدن؟ یا این‌که از اول مشخص بوده که پروژه عدم قطعیت‌های زیادی داره و حتی موفقیت محصولش تضمین شده نیست و با پذیرش این واقعیت پروژه رو شروع کردین، ولی بعد در آخر که محصول موفق نشده شما رو مقصر می‌دونن؟ یا این‌که بقیه می‌گفتن پروژه باید ۳ ماهه انجام بشه و شما می‌گفتین ۶ ماهه و در نهایت احساس کردین همه موافقت کردن که ۶ ماهه باشه، ولی آخر سر میان و به شما می‌گن که چرا ۳ ماهه تموم نشده؟

خوب، برای این‌که جلوی بروز این اتفاق‌ها رو بگیریم، مدیر ارشد و مدیر پروژه می‌شینن و تعریفی کلی از پروژه تهیه می‌کنن. توش هزینه‌ای که تخصیص داده شده، مدت زمان، ریسک‌های کلان، توجیه‌پذیری، تعریف کلی محصول، منابعی که لازم داره و امثال این اطلاعات رو می‌ذارن. مدیر ارشد اون سند رو میبره پیش تو جلسه‌ای با حضور مدیر عامل و همون آدم‌هایی که دفعه قبل هم بودن، میگه پروژه‌ای که می‌خوان به عهده من بذارین از نظر من اینطوری تعریف می‌شه، قبول دارین یا نه؟ اگه لازم باشه مذاکره‌هایی انجام می‌شه و در نهایت سند تایید می‌شه. این سند مثل یه قرارداد می‌مونه بین سازمان و مدیر ارشد، و همون چیزیه که پم‌باک بهش می‌شه منشور پروژه (project charter) و نزدیک به چیزیه که تو پرینس۲ بهش می‌گیم حکم پروژه (project brief).

 

یه اتفاق مهم که این وسط می‌افته اینه که برای تهیه این منشور مطالعاتی انجام شده که تو جلسه اولیه احتمالا به اون دقت انجام نشده بوده. در نتیجه الان تصویر دقیقتری از پروژه داریم و همه می‌تونن به اتفاق تصمیم بگیرن که پروژه انجام بشه یا نه. مثلا ممکنه تو این مطالعات مشخص بشه که مقدار هزینه‌ای که با محصول این پروژه صرفه‌جویی میشه کمتر از اون چیزیه که قبلا فکر می‌کردیم و از طرف دیگه هزینش هم بیشتر از انتظار اولیه‌مونه. ممکنه ببینیم که دیگه پروژه مقرون به صرفه نیست و ادامه ندیمش.

 

از نظر پرینس۲ همه این کارها می‌شن بخشی از فرآیند راه‌اندازی پروژه (starting up a project).

 

در نهایت، بعد از این‌که قرارداد بین مدیر ارشد و سازمان بسته شد، یعنی منشور پروژه تایید شد، نوبت به قرارداد بین مدیر پروژه و مدیر ارشد میرسه. میدونین این قرارداد چیه؟ این قرارداد همون برنامه پروژس که تو پرینس۲ بهش می‌گیم Project Initiation Documentation (سند آغازش پروژه) و تو پم‌باک Project Management Plan (برنامه مدیریت پروژه). این برنامه تهیه می‌شه و وقتی به تایید برسه یعنی قراردادی بین مدیر پروژه و مدیر ارشد بسته شده؛ مدیر پروژه محصول پروژه رو تهیه می‌کنه و مدیر ارشد منابع رو در اختیارش می‌ذاره. این قرارداد رو می‌شه نسخه تفصیلی منشور پروژه دونست، که در هر حال باید با هم سازگار باشن.

 

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


تو این فرآیند مطالعه پروژه خیلی دقیق‌تر می‌شه. در واقع راه‌اندازی پروژه به این معنیه که متوجه شدیم پروژه ارزش مطالعات بیشتر (آغازش/برنامه‌ریزی) رو داره. الان که اون مطالعات کامل رو انجام دادیم و سند آغازش پروژه یا برنامه مدیریت پروژه تهیه شده با دقت خیلی بیشتری می‌تونیم بگیم که پروژه مقرون به صرفه هست یا نه. در نتیجه تو این مرحله یه بار دیگه باید بررسی رو انجام بدیم. اگه نتیجه مثبت باشه، کارهای اجرایی پروژه شروع می‌شن (بله، قبل از تکمیل برنامه‌ریزی قرار نیست پروژه رو اجرا کنیم).

 

این بخش از کار می‌شه فرآیند آغازش پروژه (initiating a project) پرینس۲.

 
ارسال شده در:

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|