تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت تیم

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت تیم


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

تعارض در تیم پروژه را مدیریت کنید

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:00
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه با تعارض‌ها برخودر کنیم؟

قطعا تعارض در تیم پروژه، یکی از چالش‌های بزرگ شما مدیران پروژه است. جالب است بدانید، این تعارض در تیم پروژه همیشه بد نیست! گاهی وجود تعارض در تیم پروژه ممکن است منجربه یک ایده‌ی جدید خلاقانه یا روش‌های بهتر حل مشکل پروژه شود. فقط کافی است آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.

بر اساس تجربیات و مطالعاتی که داشتم، تعارض در پروژه‌ها عمدتا به دلایل زیر می‌باشد:

    عدم توافق بر سر اهداف پروژه
    اختلاف نظر در اولویت های پروژه
    عدم توافق در برنامه زمانی پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


با توجه به این‌که بسیاری از شما درگیر تیم‌های کاری در پروژه بوده‌اید، این موارد و بسیاری از موارد دیکر، از نظر شما زیاد دور از ذهن نیستند. علی‌الخصوص زمانی که سازمان درگیر تعداد زیادی پروژه، با اهداف و تیم‌های مختلف باشند. این مشکل زمانی بیشتر می‌شود که سازمان ساختار سازمانی وظیفه‌ای یا ماتریسی ضعیف داشته باشد و مدیر پروژه تحت نظر مدیر وظیفه‌ای فعالیت نماید. ارتباطات و جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سرآغاز تعارض در پروژه است. اگر جرقه‌ی اختلاف زده شود، ارتباط و انتقال اطلاعات با گذشت زمان سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شود.

تعارض در تیم مدیریت

حال مشکل تعارض در تیم پروژه را همه‌ی مدیران به سادگی در می‌یابند. حال راه‌حل چیست؟ در این‌جا من به شما سه پیشنهاد دارم که شاید در این شرایط راه‌گشا باشد:

    تعداد جلسات و بازبینی‌ها در پروژه را افزایش دهید. این مورد خصوصا در ابتدای پروژه بسیار ضروری و کلیدی است. این امر باعث می‌شود ارتباطات مناسب بین اعضای تیم پروژه و مدیران وظیفه‌ای سازمان افزایش یابد. همچنین در این جلسات و بازبینی‌ها، بر روی اهداف و اولویت‌های پروژه بین اعضا توافق صورت می‌گیرد.
    به اعضای سازمان مهارت‌های نرم آموزش دهید. اگر تابحال در سازمانتان دوره‌های مهارت های نرم و ارتباطی برگزار نشده و کارکنانتان فاقد این مهارت‌ها هستند، کار را سریعا متوقف کرده و به آن‌ها آموزش دهید.
    محیطی با احترام متقابل بین کارکنان پروژه ایجاد کنید. هیچ روشی رفع تضاد و تعارض بدون رعایت احترام متقابل عملی نخواهد بود.

تعارض در تیم پروژه

اگر تضاد و درگیری در تیمتان به وجود آمد، سعی کنید با در نظر گرفتن چهار مرحله زیر آن را حل کنید:

گوش کنید: تمرکز کنید. با حواس کامل گوش دهید طرف شما چه می‌گوید. این را توجه داشته شما باید به دو چیز توجه کنید. یک کلام طرف مقابل که چه می‌گوید. از آن مهم‌تر به زبان بدن فرد در هنگام صحبت کردن. شما باید بیشتر به زبان بدن فرد توجه کنید. چون زبان بدن صادقانه احساس و حرف واقعی را می‌زند. پس شما باید بعنوان مدیر پروژه و رهبر تیم، دانش خود را در مورد زبان بدن افزایش دهید.

تأیید کنید: تأیید کردن به معنای موافقت نیست. شما می‌توانید حرف‌های یک فرد را بدون این‌که موافق آن باشید تأیید کنید. نظر هر فرد ممکن است درست باشد، شاید از نظر شما اینور نباشد! در این راستا عباراتی مانند “من میفهمم شما عصبانی هستید… “یا “متوجه‌ام شما چی می‌گید…” یا “اجازه بدید در مورد ریز این مطلب بعدا صحبت کنیم” می‌توانند فرد را تأیید کنند. با وجود این‌که شما با آن‌ها موافق نیستید ولی آن‌ها می‌فهمند که شنیده می‌شوند.

پاسخ دهید: حال بعد از این‌که حرف‌های آن‌ها را شنیدید و آن‌ها را درک نمودید، نوبت پاسخ شماست. در بیشتر مواقع شما با آن‌ها موافق نیستید و می‌خواهید مخالفت نمایید. حال چگونه؟ به آرامی و نرمی پیشنهادات خود را به فرد ارائه دهید. این احساس را به فرد انتقال دهید که در تصمیم‌گیری نقش دارد. مثلا گزینه‌های نزدیک به خواسته‌ی خود را به صورت جند پیشنهاد به وی جهت انتخاب ارائه دهید. یا این‌که از تجربیات گذشته خودتان که دلیل مخالفت با وی است بازگو نمایید.

اختلافات باقی‌مانده حل و فصل کنید: اگر به خوبی به آن‌ها گوش داده باشید دلایل اصلی مخالفت آن‌ها را باید بدانید. سعی کنید پس از حل موضوع اگر این دلایل باقی‌مانده باشند آن‌ها را از بین ببرید. با آن‌ها پیوسته در ارتباط باشید تا مطمئن شوید اختلافات باقی‌ماند حل شده است.

شما بعنوان رهبر تیم، باید اجازه ایجاد تضاد در تیم جهت بهبود و پیشرفت آن را بدهید. فقط فراموش نکنید باید آن‌ها را کنترل و مدیریت کنید تا به درگیری بدل نشود. این ضامن پیشرقت سازمان شماست.
ارسال شده در:

چگونگی تشویق اعضای تیم به پر کردن تایم شیت

پنجشنبه 21 بهمن 1395
12:43
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونگی تشویق اعضای تیم به پر کردن تایم شیت

اگر مایلید بدانید که اعضای تیمتان بر روی چه مواردی کار می کنند و برای هر فعالیت چقدر زمان صرف می شود، از اعضای تیم خود بخواهید که تایم شیت پر کنند. با 5 مرحله ساده زیر، ثبت زمان را برای اعضای تیمتان تسهیل نمایید:

    توضیح دهید که چرا این داده ها را جمع آوری می کنید. اگر افرادتان بدانند که چه استفاده ای از این اطلاعات خواهید کرد، احتمالاً تمایل بیشتری برای تکمیل تایم شیت از خود نشان خواهند داد. توضیح دهید که این اطلاعات چگونه به شما کمک می کند تا به گونه ای بسیار مؤثرتر پروژه را مدیریت نمایید.

    تکمیل تایم شیت را آسان کنید. یکی از دلایل عدم تمایل افراد به پر کردن تایم شیت، دشوار بودن این کار است. سعی کنید از ابزارهای آنلاین مدیریت پروژه استفاده کنید که برای همه افراد، این امکان را فراهم می سازد که فقط با چند کلیک، تایم شیت خود را تکمیل نمایند.

    داده ها را با برنامه پروژه، مرتبط کنید. در بهترین حالت، داده های تایم شیت باید به صورت خودکار با برنامه پروژه ارتباط داشته باشد تا افراد مجبور نباشند دو سری اطلاعات را وارد کنند.

    گزارش ها را به اشتراک بگذارید. گزارش های پیگیری زمان به شما امکان می دهد که ببینید آیا پروژه، طبق برنامه پیش می رود یا از برنامه عقب افتاده است؛ و این واقعاً می تواند ابزاری مفید برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه باشد. همچنین می توانید ببینید که تاکنون چقدر زمان برای پروژه صرف شده است. نشان دادن این گزارش ها به اعضای تیم می تواند این پیام را به آنها منتقل کند که داده های تایم شیت های ایشان بسیار ارزشمند است. فقط توجه داشته باشید که قبل از به اشتراک گذاشتن گزارش ها، آنها را مرور کنید چون حتماً مایل نیستید که اطلاعات محرمانه را در دسترس عموم قرار دهید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    برآوردهای خود را بازنگری کنید. از اطلاعات تایم شیت ها برای بازنگری برآوردهای خود در مورد مدت زمان لازم برای فعالیت ها استفاده کنید و در صورت لزوم، آنها را اصلاح نمایید. از این داده ها برای پیش بینی بهتر در آینده نیز می توانید استفاده کنید.


ارسال شده در:

مدیریت بار کاری تیم

چهارشنبه 1 دی 1395
10:56
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت بار کاری تیم

    بار کاری فعلی تیم را بررسی کنید. شما فقط آنچه را که می دانید، می توانید مدیریت کنید. ابتدا مطمئن شوید که دقیقاً چه افرادی عضو تیم شما هستند. گزارش های مدیریت منابع به دست آمده از سیستم مدیریت پروژه شما، به شما نشان خواهد داد که چه افرادی بر روی چه فعالیت هایی کار می کنند.

    افرادی را که بار کاری آنها زیاد است، شناسایی کنید. یک قاعده مناسب، آن است که فعالیت ها فقط به 80 درصد از اوقات کاری افراد تخصیص داده شود؛ 20 درصد باقیمانده برای پاسخگویی به تلفن ها، شرکت در جلسات تیم، پاسخگویی به مشتریان و ... می باشد که باید در طول هفته پخش شده باشد.

    افرادی را که بار کاری آنها کم است، شناسایی کنید. این اطلاعات را نیز می توانید از گزارش های مدیریت منابع به دست آورید.

    مهارت ها و غیبت ها را در نظر بگیرید. ممکن است افرادتان مهارت های خود را توسعه داده باشند، از آنها آگاه شوید. هنگام تخصیص وظایف به افراد، روزهای تعطیل و زمان های عدم حضور آنان در محل کار را در نظر بگیرید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    تخصیص های خود را تعدیل کنید. در نهایت باید بر اساس اطلاعات فوق، بار کاری افراد مذکور در بندهای دوم و سوم را تعدیل نمایید.
ارسال شده در:

5 نکته برای مدیریت تیم های پروژه

یکشنبه 28 آذر 1395
11:04
امیرحسین ستوده بیدختی
5 نکته برای مدیریت تیم های پروژه

    ارتباطات را بیشتر کنید. ضرب المثلی هست که می گوید یک فرد باید چیزی را هفت مرتبه بشنود تا در مورد آن دست به اقدام بزند. البته در اینجا منظور ما این نیست که هر پیام را باید هفت مرتبه به اطلاع اعضای تیم برسانید، اما اگر پیامی مهم است، آنرا چند بار به طرق مختلف، اطلاع رسانی کنید. مثلاً پیام مهمی را که در جلسه تیم، هم به صورت کتبی و هم به صورت شفاهی، ابلاغ شده است، از طریق ایمیل نیز برای آنها ارسال نمایید.

    گوش کنید. به نظرات تمامی اعضای تیم خود مشتاقانه گوش کنید. برای شنیدن ایده های آنها، توضیح خواستن در مورد آن ایده ها و بحث در مورد اینکه آیا ایده های آنها متناسب با تصویر کلی پروژه هست یا نه، وقت بگذارید.

    پایدار بمانید. این وظیفه شماست که به عنوان مدیر پروژه، قوانین پایه قابل قبولی را ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه افراد آنها را رعایت می کنند. توجه داشته باشید که این قوانین را در حداقل ممکن نگه دارید.

    وفق دهید. تشکیل تیم و همکاری اعضای آن با یکدیگر شامل چند مرحله است. برای مدیریت مؤثر تیم پروژه، بسیار مهم است که در هر یک از این مراحل، رفتارها، علائق، نگرانی ها و دغدغه های اعضای تیم را درک کنید و به گونه ای مناسب مدیریت نمایید.

    قدرت بدهید. مراقب باشید که اگر وظیفه مهمی را بر عهده عضوی از تیم می گذارید، سطح متناسبی از قدرت را نیز به او بدهید. توجه داشته باشید که وظایف محول شده به افراد باید متناسب با میزان مهارتها و توانایی های آنها باشد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

مهارت های مدیریت تیم

شنبه 20 آذر 1395
07:33
امیرحسین ستوده بیدختی
مهارت های مدیریت تیم

هنگامی که از یک کارگر به یک مدیر خط ارتقا می یابید، لازم است مجموعه جدیدی از مهارت ها را فرا بگیرید و از ابزارها و تکنیک های جدیدی استفاده کنید. این امر در حوزه های کلیدی مدیریت، از جمله: سازماندهی، ایجاد انگیزه، توسعه تیم و برقراری ارتباط با تیم، به شما کمک خواهد کرد.
بالاتر از همه، بیاموزید که چگونه کارها را به دیگران واگذار کنید. همچنین بیاموزید که چگونه:

    در افراد، انگیزه بیافرینید.
    اعضای تیم را توسعه دهید.
    با افراد داخل و خارج تیم خود، ارتباط مؤثر برقرار نمایید.
    نظم را به طور مؤثر مدیریت کنید.
    به علاوه، مطمئن شوید که از اشتباهاتی که اکثر مدیران تازه کار مرتکب می شوند، پرهیز می کنید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

مهارت های مدیریت تیم

پنجشنبه 27 آبان 1395
08:34
امیرحسین ستوده بیدختی
مهارت های مدیریت تیم

    تفویض اختیار: اولین اولویت کاری مدیران تیم، تفویض اختیار است. در اینجا، رمز موفقیت، متناسب بودن افراد با وظایف آنهاست؛ پس لازم است ابتدا بخوبی درک کنید که نقش تیم چیست و اهداف چه هستند.

    ایجاد انگیزه در تیم: یکی دیگر از وظایف کلیدی شما، انگیزش اعضای تیم است؛ بدین منظور باید توجه داشته باشید که افراد مختلف، دارای نیازهای متفاوت هستند، و در نتیجه لازم است شیوه های انگیزش آنها نیز متفاوت باشد.

    توسعه تیم: تیم ها از افرادی با دیدگاه ها و توانایی های متفاوت تشکیل می شوند که رده های شغلی آنان نیز یکسان نیست. اگر بتوانید به اعضای تیم خود کمک کنید تا وظایفشان را بهتر انجام دهند، خیلی زود به عنوان مدیری شناخته خواهید شد که دیگران مایلند برای او کار کنند، و برای سازمانتان نیز کمکی بزرگ به شمار خواهید آمد.

    برقراری ارتباط و کار کردن با اعضای تیم و دیگران: مهارتهای ارتباطی، تقریباً برای موفقیت در هر سِمَتی، ضروری است، اما تکنیک ها و مهارت های ویژه ای وجود دارد که لازم است به عنوان یک مدیر بیشتر از آنها استفاده کنید تا به عنوان یک کارمند عادی. این مهارت ها و تکنیک ها را می توان به دو دسته تقسیم کرد: مهارتهای ارتباط با اعضای تیم و مهارتهای ارتباط با افراد خارج از تیم.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مدیریت انضباط: وقتی با یک مسئله انضباطی بالقوه مواجه هستید، ابتدا به جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت بپردازید، سپس تصمیم بگیرید که چه باید بکنید. مسائل انضباطی، بندرت به خودی خود برطرف می شوند؛ آنها معمولاً رو به وخامت می روند، و باعث نارضایتی و رنجش قابل توجهی در میان سایر اعضای تیم می شوند.


ارسال شده در:

8 توصیه برای مدیریت تیم های مجازی

سه شنبه 25 آبان 1395
05:40
امیرحسین ستوده بیدختی
8 توصیه برای مدیریت تیم های مجازی

تیم های مجازی، تیم هایی هستد که از نظر مکانی در یک جا مجتمع نیستند و اعضای این تیم ها با یکدیگر ارتباط رو در رو ندارند. برای مدیریت این تیم ها، تکنیک های ویژه ای وجود دارد:

    اهداف تیم را تبیین کنید. اعضای تیم، باید بدانند و درک کنند که چه کاری را به همراه یکدیگر انجام می دهند.

    به همه یادآوری کنید که آنها یک تیم هستند. اگر اعضای تیم بدانند که بخشی از یک تیم هستند و بر روی اهداف و اقلام قابل تحویل مشترک کار می کنند، نسبت به کار خود احساس بهتری پیدا خواهند کرد و همکاری فعالانه تری با یکدیگر خواهند داشت.

    تکنولوژی مناسب را فراهم کنید. تکنولوژی هایی برای استفاده تیم های مجازی، پدید آمده است و واقعاً دلیلی وجود ندارد که از آنها استفاده نکنید؛ تکنولوژی هایی از قبیل: دسترسی سریع به اینترنت، کنفرانس های شنیداری، دوربین های ویدئویی، نرم افزارهای کمکی، امکان به اشتراک گذاشتن فایل ها، و غیره.

    در جستجوی فرصت هایی برای تجمع افراد باشید. برای تیم های مجازی، این امکان وجود ندارد که با یکدیگر تعامل و تبادل اطلاعات رو در رو داشته باشند؛ با برگزاری جلسات هماهنگی پروژه، این امکان را برای ایشان فراهم سازید.

    نسبت به تفاوت های فرهنگی، حساس باشید. معمولاً تیم های مجازی، از افرادی از کشورهای مختلف با فرهنگ های متفاوت تشکیل می شود. شما باید به عنوان مدیر پروژه، این تفاوت ها را در نحوه انجام کار افراد و شیوه رفتاری آنها درک کنید و آنها را محترم بشمارید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    گفتگو کنید، گفتگو کنید، گفتگو کنید. مدیر پروژه باید در گفتگوهای خود با اعضای تیم، بسیار فعالانه عمل کند و اطمینان حاصل نماید که همگی دریافته اند که چه انتظاری از آنان می رود.

    تفاوت های زمانی را در نظر داشته باشید. ممکن است آنچه برای شما در موقعیت جغرافیایی خودتان مناسب است، برای برخی از اعضای تیم که در مکان هایی دیگر هستند، ناراحت کننده یا آزار دهنده باشد، مثل برگزاری یک جلسه آنلاین در ساعت 9 صبح.

    فعالیت های کوتاه مدت تر به افراد واگذار کنید. مثلاً به جای آنکه یک فعالیت 6 هفته ای را به عضوی از تیم واگذار کنید، آنرا بشکنید و سه فعالیت 2 هفته ای را به او بسپارید. بدین ترتیب بهتر و راحت تر می توانید انجام کارها را پیگیری نمایید.


ارسال شده در:

مدیریت تیم هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده اند

دوشنبه 24 آبان 1395
10:29
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت تیم هایی که از نظر جغرافیایی پراکنده اند

تیم هایی که از لحاظ جغرافیایی پراکنده هستند، می توانند مزایای بسیاری داشته باشند، از جمله:

    افزایش کارآیی
    کاهش هزینه ها
    امکان انتخاب اعضای تیم با بهترین مهارت ها، صرف نظر از موقعیت مکانی آنها

برای وادار کردن اعضای تیم به اینکه بهتر کار کنند، سعی کنید افراد مناسب را انتخاب نمایید و اطمینان حاصل کنید که از تکنولوژی های ارتباطی قوی، بهره می برید. تیم خود را حول یک منشور تیم، متحد سازید و اهداف را به طور شفاف و مکرر (هر چند وقت یک بار) با آنها در میان بگذارید.
در فواصل منظم، فیدبک های بیطرفانه و مناسب به تمامی اعضای تیم ارائه کنید و به ایشان اطمینان بدهید که همواره در دسترس آنان خواهید بود.
حتی اگر امکان ملاقات شخصی به صورت منظم با اعضای تیم وجود ندارد، سعی کنید گاهگاهی اعضای دور تیم را ببینید تا دریابند که برای شما با ارزشند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت تیم


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر مدیریت تیم,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|