تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر تیم پروژه

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر تیم پروژه


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

مدیریت حجم کار تیم

چهارشنبه 6 اردیبهشت 1396
06:03
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت حجم کار تیم

 
حجم کار فعلی تیم را بررسی کنید. شما فقط آنچه را که می دانید، می توانید مدیریت کنید. پس ابتدا ببینید دقیقاً چه افرادی در تیم شما هستند. سپس در یک ماتریس، زمان در دسترس بودن آنها را مشخص نمایید. با بررسی گزارش های مدیریت منابع، ببینید هر فرد بر روی چه فعالیت هایی کار می کند.

افراد با حجم کاری بالا را شناسایی کنید. یک قاعده مناسب، آن است که 80 درصد از وقت افراد به فعالیت ها تخصیص یابد و 20 درصد بقیه برای پاسخ دادن به تلفن، شرکت در جلسات، پاسخگویی به مشکلات فوری مشتریان، و مواردی از این قبیل در نظر گرفته شود. این 20 درصد باید در طول هفته پخش شود.

افراد با حجم کاری پایین را شناسایی کنید. ممکن است همه افراد همواره مشغول به نظر برسند، اما باید مطمئن شوید که تمامی افرادتان کار معنی داری برای انجام دادن دارند.

مهارت های افراد و غیبت های آنان از کار را به حساب آورید. در مورد تعطیلی ها با افرادتان صحبت کنید و مراقب باشید که در روزهای تعطیل، کاری را بر عهده آنان نگذارید. همچنین اطلاعات شما در مورد مهارت های افرادتان باید به روز باشد.

تخصیص های خود را تعدیل نمایید. در نهایت باید حجم کار افراد شناسایی شده در بندهای 2 و 3 را اصلاح کنید. برای این کار می توانید از نرم افزارهای مدیریت منابع نیز کمک بگیرید.


ارسال شده در:

تعارض در تیم پروژه را مدیریت کنید

چهارشنبه 25 اسفند 1395
01:00
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه با تعارض‌ها برخودر کنیم؟

قطعا تعارض در تیم پروژه، یکی از چالش‌های بزرگ شما مدیران پروژه است. جالب است بدانید، این تعارض در تیم پروژه همیشه بد نیست! گاهی وجود تعارض در تیم پروژه ممکن است منجربه یک ایده‌ی جدید خلاقانه یا روش‌های بهتر حل مشکل پروژه شود. فقط کافی است آن را به بهترین شکل مدیریت کنید.

بر اساس تجربیات و مطالعاتی که داشتم، تعارض در پروژه‌ها عمدتا به دلایل زیر می‌باشد:

    عدم توافق بر سر اهداف پروژه
    اختلاف نظر در اولویت های پروژه
    عدم توافق در برنامه زمانی پروژه

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


با توجه به این‌که بسیاری از شما درگیر تیم‌های کاری در پروژه بوده‌اید، این موارد و بسیاری از موارد دیکر، از نظر شما زیاد دور از ذهن نیستند. علی‌الخصوص زمانی که سازمان درگیر تعداد زیادی پروژه، با اهداف و تیم‌های مختلف باشند. این مشکل زمانی بیشتر می‌شود که سازمان ساختار سازمانی وظیفه‌ای یا ماتریسی ضعیف داشته باشد و مدیر پروژه تحت نظر مدیر وظیفه‌ای فعالیت نماید. ارتباطات و جریان اطلاعات بین بخش‌های مختلف سرآغاز تعارض در پروژه است. اگر جرقه‌ی اختلاف زده شود، ارتباط و انتقال اطلاعات با گذشت زمان سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شود.

تعارض در تیم مدیریت

حال مشکل تعارض در تیم پروژه را همه‌ی مدیران به سادگی در می‌یابند. حال راه‌حل چیست؟ در این‌جا من به شما سه پیشنهاد دارم که شاید در این شرایط راه‌گشا باشد:

    تعداد جلسات و بازبینی‌ها در پروژه را افزایش دهید. این مورد خصوصا در ابتدای پروژه بسیار ضروری و کلیدی است. این امر باعث می‌شود ارتباطات مناسب بین اعضای تیم پروژه و مدیران وظیفه‌ای سازمان افزایش یابد. همچنین در این جلسات و بازبینی‌ها، بر روی اهداف و اولویت‌های پروژه بین اعضا توافق صورت می‌گیرد.
    به اعضای سازمان مهارت‌های نرم آموزش دهید. اگر تابحال در سازمانتان دوره‌های مهارت های نرم و ارتباطی برگزار نشده و کارکنانتان فاقد این مهارت‌ها هستند، کار را سریعا متوقف کرده و به آن‌ها آموزش دهید.
    محیطی با احترام متقابل بین کارکنان پروژه ایجاد کنید. هیچ روشی رفع تضاد و تعارض بدون رعایت احترام متقابل عملی نخواهد بود.

تعارض در تیم پروژه

اگر تضاد و درگیری در تیمتان به وجود آمد، سعی کنید با در نظر گرفتن چهار مرحله زیر آن را حل کنید:

گوش کنید: تمرکز کنید. با حواس کامل گوش دهید طرف شما چه می‌گوید. این را توجه داشته شما باید به دو چیز توجه کنید. یک کلام طرف مقابل که چه می‌گوید. از آن مهم‌تر به زبان بدن فرد در هنگام صحبت کردن. شما باید بیشتر به زبان بدن فرد توجه کنید. چون زبان بدن صادقانه احساس و حرف واقعی را می‌زند. پس شما باید بعنوان مدیر پروژه و رهبر تیم، دانش خود را در مورد زبان بدن افزایش دهید.

تأیید کنید: تأیید کردن به معنای موافقت نیست. شما می‌توانید حرف‌های یک فرد را بدون این‌که موافق آن باشید تأیید کنید. نظر هر فرد ممکن است درست باشد، شاید از نظر شما اینور نباشد! در این راستا عباراتی مانند “من میفهمم شما عصبانی هستید… “یا “متوجه‌ام شما چی می‌گید…” یا “اجازه بدید در مورد ریز این مطلب بعدا صحبت کنیم” می‌توانند فرد را تأیید کنند. با وجود این‌که شما با آن‌ها موافق نیستید ولی آن‌ها می‌فهمند که شنیده می‌شوند.

پاسخ دهید: حال بعد از این‌که حرف‌های آن‌ها را شنیدید و آن‌ها را درک نمودید، نوبت پاسخ شماست. در بیشتر مواقع شما با آن‌ها موافق نیستید و می‌خواهید مخالفت نمایید. حال چگونه؟ به آرامی و نرمی پیشنهادات خود را به فرد ارائه دهید. این احساس را به فرد انتقال دهید که در تصمیم‌گیری نقش دارد. مثلا گزینه‌های نزدیک به خواسته‌ی خود را به صورت جند پیشنهاد به وی جهت انتخاب ارائه دهید. یا این‌که از تجربیات گذشته خودتان که دلیل مخالفت با وی است بازگو نمایید.

اختلافات باقی‌مانده حل و فصل کنید: اگر به خوبی به آن‌ها گوش داده باشید دلایل اصلی مخالفت آن‌ها را باید بدانید. سعی کنید پس از حل موضوع اگر این دلایل باقی‌مانده باشند آن‌ها را از بین ببرید. با آن‌ها پیوسته در ارتباط باشید تا مطمئن شوید اختلافات باقی‌ماند حل شده است.

شما بعنوان رهبر تیم، باید اجازه ایجاد تضاد در تیم جهت بهبود و پیشرفت آن را بدهید. فقط فراموش نکنید باید آن‌ها را کنترل و مدیریت کنید تا به درگیری بدل نشود. این ضامن پیشرقت سازمان شماست.
ارسال شده در:

5 تکنیک برای معرفی مدیریت پروژه به تیم پروژه

پنجشنبه 2 دی 1395
10:26
امیرحسین ستوده بیدختی
5 تکنیک برای معرفی مدیریت پروژه به تیم پروژه

مدیریت پروژه، چالشی بزرگتر از آنکه فقط به افراد بگویید کارها را به روشی خاص انجام دهند، به همراه دارد. افرادی که عادت ندارند در یک ساختار و چهارچوب کاری رسمی کار کنند، وقتی برای اولین بار از ایشان خواسته می شود که اینگونه عمل کنند، نخواهند پذیرفت. توجه به نکات زیر، می تواند در این راه شما را یاری دهد:

    رهبر تغییر باشید. شما به عنوان مدیر پروژه، اولین فردی هستید که باید این تغییر در نحوه عملکرد را هدایت نمایید. اگر پروژه را خوب تعریف و برنامه ریزی کرده باشید، و سپس با استفاده از فرآیندهای مناسب، آنرا اجرا و کنترل نمایید، سایر اعضای تیم نیز از شما پیروی خواهند کرد.

    از فرآیندها و الگوهای مناسب مدیریت پروژه استفاده کنید. شما در معرفی نظم و انضباط مناسب مدیریت پروژه، موفق نخواهید شد مگر آنکه مجموعه فرآیندها و الگوهایی را مورد استفاده قرار دهید که برای همه قابل رؤیت و قابل درک باشد.

    حداقل یک حامی پیدا کنید. سعی کنید در درون تیم، کسی را پیدا کنید که با شما همکاری کند. اگر یکی از اعضای تیم از شما جانبداری کند، سایر اعضا فرآیندهای جدید را خیلی سریعتر خواهند پذیرفت. این شخص باید یک فرد ارشد و مورد احترام بقیه اعضای تیم باشد.

    ارتباطات گسترده برقرار کنید. شما باید مطمئن شوید که تیم از آنچه انجام می دهید و علت آن، آگاه است. ارزش و منافع پروژه را برای تیم توضیح دهید. این، پیامی نیست که یک بار گفته شود، بلکه باید بارها و بارها در طی زمان، تکرار گردد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    مطمئن شوید که افراد، آموزش دیده اند. در نهایت، باید مطمئن شوید که هیچکس در ارتباط با مهارت های مورد نیاز، مشکلی ندارد. در صورت نیاز، برای آنها آموزش های مناسب در نظر بگیرید.


ارسال شده در:

5 نکته برای مدیریت تیم های پروژه

یکشنبه 28 آذر 1395
11:04
امیرحسین ستوده بیدختی
5 نکته برای مدیریت تیم های پروژه

    ارتباطات را بیشتر کنید. ضرب المثلی هست که می گوید یک فرد باید چیزی را هفت مرتبه بشنود تا در مورد آن دست به اقدام بزند. البته در اینجا منظور ما این نیست که هر پیام را باید هفت مرتبه به اطلاع اعضای تیم برسانید، اما اگر پیامی مهم است، آنرا چند بار به طرق مختلف، اطلاع رسانی کنید. مثلاً پیام مهمی را که در جلسه تیم، هم به صورت کتبی و هم به صورت شفاهی، ابلاغ شده است، از طریق ایمیل نیز برای آنها ارسال نمایید.

    گوش کنید. به نظرات تمامی اعضای تیم خود مشتاقانه گوش کنید. برای شنیدن ایده های آنها، توضیح خواستن در مورد آن ایده ها و بحث در مورد اینکه آیا ایده های آنها متناسب با تصویر کلی پروژه هست یا نه، وقت بگذارید.

    پایدار بمانید. این وظیفه شماست که به عنوان مدیر پروژه، قوانین پایه قابل قبولی را ایجاد کنید و مطمئن شوید که همه افراد آنها را رعایت می کنند. توجه داشته باشید که این قوانین را در حداقل ممکن نگه دارید.

    وفق دهید. تشکیل تیم و همکاری اعضای آن با یکدیگر شامل چند مرحله است. برای مدیریت مؤثر تیم پروژه، بسیار مهم است که در هر یک از این مراحل، رفتارها، علائق، نگرانی ها و دغدغه های اعضای تیم را درک کنید و به گونه ای مناسب مدیریت نمایید.

    قدرت بدهید. مراقب باشید که اگر وظیفه مهمی را بر عهده عضوی از تیم می گذارید، سطح متناسبی از قدرت را نیز به او بدهید. توجه داشته باشید که وظایف محول شده به افراد باید متناسب با میزان مهارتها و توانایی های آنها باشد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

چگونه می توانید جلسات تیم پروژه را بهبود بخشید

یکشنبه 14 آذر 1395
09:59
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه می توانید جلسات تیم پروژه را بهبود بخشید

    یک دستور جلسه تنظیم کنید. استفاده از یک دستور جلسه استاندارد، به جلسات شما ساختار می دهد و کمک می کند تا جلسه را به موقع به پایان برسانید. همچنین موجب می گردد تا چیزی فراموش نشود.

    زمان را از قبل رزرو کنید. پروژه ها پرمشغله اند، پس بهتر است همکاران خود را از قبل در مورد جلسه آگاه سازید. در این صورت، اگر کسی نتواند در زمان تعیین شده، در جلسه حاضر شود، پیشتر به شما اطلاع خواهد داد و شما این امکان را خواهید داشت که زمان جلسه را تغییر دهید و یا فرد مناسب دیگری را به جای او به جلسه دعوت کنید.

    از ابزارهای کمکی استفاده کنید. استفاده از این ابزارها (مانند ایمیل، مسنجر، چَت و ...) می تواند این اطمینان را پدید آورد که تمامی افراد قبل از جلسه، دستور جلسه و سایر اطلاعات مورد نیاز را دریافت کرده اند. همچنین کمک می کند که تمامی حاضران بتوانند خروجی جلسه را ببینند. این ابزارها می توانند امکان برگزاری جلسات به صورت مجازی را نیز فراهم آورند.

    اجازه بدهید همه افراد در جلسه مشارکت داشته باشند. یکی از مهمترین دلایل کارآمد نبودن جلسات تیم، آن است که برخی از اعضای تیم، زیاد صحبت می کنند و برخی دیگر اصلاً در بحث ها شرکت نمی کنند. اجازه ندهید چنین اتفاقی رخ دهد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    اقدامات را پیگیری کنید. جلسات فقط هنگامی مفید خواهند بود که منجر به اقدام شوند. مطمئن شوید که تمامی اقدامات و افراد مسئول آنها، ثبت شده اند؛ و در جلسه بعد، پیشرفت امور را پیگیری نمایید.
ارسال شده در:

برخورد با تضادهای اعضای تیم پروژه

یکشنبه 14 آذر 1395
09:59
امیرحسین ستوده بیدختی
برخورد با تضادهای اعضای تیم پروژه

تضاد، حاصل سود جستن از افرادی با دیدگاه های متفاوت در یک تیم است. تضاد، یک نیروی قوی است و باید به صورت سازنده از آن استفاده شود. گفته شده است که تضاد، مزایا و معایب خاص خود را دارا می باشد.
هنگام روبرو شدن با تضاد، چهار قاعده اصلی زیر را به کار گیرید:

    تمامی پیامدها را تعریف کنید. قبل از روبرو شدن با تضاد، یا هنگامی که درگیر یک تضاد هستید، اطمینان حاصل کنید که به جای جنبه های شخصیتی طرف مقابل، پیامدها را شناسایی و تعریف کرده اید.

    حقوق طرف مقابل را به رسمیت بشناسید. به طرف مقابل اجازه بدهید که دیدگاه خود را تشریح کند. او این حق را دارد که حرف هایش شنیده شود.

    به دیدگاه های طرف مقابل اعتماد کنید. به نقطه نظرات طرف مقابل گوش کنید. خود را به جای او بگذارید و ببینید آیا می توانید از دیدگاه او، آن نظرات را درک کنید. توجه خود را بر درک متمرکز کنید نه بر ارزیابی.

    خواهان آن باشید که از این تضاد درس بگیرید. به خودتان اجازه بدهید که کاملاً در تجربه آموزنده ای که این تضاد، فراهم آورده است، سهیم باشید. این، می تواند به شما کمک کند تا با موقعیت هایی در زمینه های کاملاً متفاوت، برخورد مناسب داشته باشید. هر چه تفاوت ها گسترده تر باشد، چالش ها بزرگتر خواهد بود، و فرصت های آموزنده، مفهوم بیشتری پیدا خواهد کرد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

6 روش برای بهبود تیم پروژه

جمعه 12 آذر 1395
02:37
امیرحسین ستوده بیدختی
6 روش برای بهبود تیم پروژه

صرف نظر از اینکه تیم پروژه چگونه شکل گرفته است، لازم است مدیر پروژه اطمینان حاصل کند که اعضای تیم، مهارت های مورد نیاز برای انجام وظایفشان را دارا هستند. اگر اعضای تیم مهارت های لازم را نداشته باشند، مدیر پروژه باید به آنها کمک کند تا این مهارت ها را به دست آورند. بجز کلاس ها و دوره های آموزشی، شیوه های یادگیری دیگری نیز وجود دارد که می توان از آنها استفاده کرد:

    مجلات: هرحوزه وصنعتی، مجلات تخصصی خاص خود را دارد.

    کتاب ها: کتاب ها هم شبیه مجلات هستند با این تفاوت که معمولاً افکار و ایده های جدید را با جزئیات بیشتر تشریح می کنند.

    سمینارها و وبینارها: شرکت ها همواره سمینارهایی (به صورت شخصی) و وبینارهایی (بر روی شبکه اینترنت) برگزار می کنند که بسیاری از آنها رایگان است. شرکت کردن در این وقایع، فقط اندکی از وقت شما را می گیرد (معمولاً بین یک ساعت تا یک روز).

    ارشاد: ارشاد، عبارت است از انتقال توصیه هایی از یک شخص باتجربه (مرشد) به شخصی که در حال یادگیری است.

    کلاسهای خودآموزی و آموزش های مبتنی بر کامپیوتر: بسیاری از شرکت ها آموزش های مبتنی بر کامپیوتر یا فیلم های ویدئویی در اختیار دارند که با استفاده از آنها کارکنان خود را آموزش می دهند. کلاس های الکترونیکی متعددی نیز بر روی اینترنت می توان یافت که هزینه چندانی هم ندارند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    شیوه های دیگر: فرصت های دیگری نیز برای توسعه مهارت ها وجود دارد، از جمله: پیوستن به انجمن های تخصصی، آموزش های اینترنتی، شرکت در کلاس های شبانه، گوش کردن به سخنرانی های تخصصی، آموزش از راه دور، و غیره.
ارسال شده در:
برچسب ها:تیم پروژه ،پروژه ،

چگونه می توانید تیم پروژه را مدیریت کنید

جمعه 21 آبان 1395
01:16
امیرحسین ستوده بیدختی
چگونه می توانید تیم پروژه را مدیریت کنید

هیچ پاسخ بهینه ای برای این پرسش وجود ندارد، اما کارهایی هست که می توانید انجام دهید تا نتایج بهتری از تیم خود دریافت نمایید. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

    جلسات گروهی: برای مدیریت تیم، هیچ چیزی مانند یک جلسه گروهی نیست. بهترین زمان برای این جلسات، در آغاز هفته و ترجیحاً صبح روز شنبه است. در این جلسات به وظایف افراد در طول هفته و همچنین مسائل و مشکلات کار، پرداخته می شود.

    جلسات یک به یک: این جلسات، گفتگوی یک به یک با افراد تیم است که می تواند به شکل های مختلف برگزار گردد؛ مثلاً جلسات منظم هفتگی با اعضای جدید یا کم تجربه تیم. مدت این جلسات نباید بیشتر از 30 دقیقه باشد. در این جلسات، به اصول اولیه یا آنچه که فرد برای انجام وظایفش باید بداند، پرداخته می شود و نباید در مورد اقدامات اصلاحی یا انضباطی سخنی به میان آید.

    ایمیل: برای مدیریت تیم، چیزی بهتر از جلسات رو در رو نیست؛ اما ایمیل می تواند به عنوان یک ضمیمه قدرتمند به این جلسات افزوده شود تا نتایج مباحثات را مستند و شفاف سازد. توجه داشته باشید که ایمیل نباید جای جلسات رو در رو را بگیرد.

    گزارشات: گزارشات نوعاً روشی برای مدیریت تیم نیستند؛ اما اگر آنها را به گونه ای مناسب طراحی کنید، خواهید دید که ابزاری سودمند برای این منظور می باشند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    ایجاد رفاقت: بسیار مناسب است که نه تنها میان اعضای تیم با شما، بلکه میان خود اعضا با یکدیگر نیز روابطی دوستانه برقرار باشد؛ شما باید بدین منظور، فرصت هایی را برای آنان فراهم سازید.
ارسال شده در:
برچسب ها:تیم پروژه ،مدیریت ،

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر تیم پروژه


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر تیم پروژه,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|