تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر ایمیل

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر ایمیل


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

نوشتن ایمیل های مؤثر

دوشنبه 11 بهمن 1395
10:36
امیرحسین ستوده بیدختی
نوشتن ایمیل های مؤثر

در نوشتن ایمیل، چند قانون ساده وجود دارد که می توانید آنها را دنبال کنید تا مطمئن شوید که ایمیلتان برداشتی مثبت ایجاد می کند، و پاسخی را که می خواهید، دریافت می کنید:

    موضوع ایمیل همانند سرفصل است. سرفصل های روزنامه ها، دو کارکرد دارند: اول، توجه شما را جلب می کنند و دوم، می گویند که مقاله در چه موردی است؛ در نتیجه، شما تصمیم می گیرید ادامه مطلب را بخوانید. موضوع ایمیل نیز باید دقیقاً همین کار را بکند.

    در هر ایمیل به یک نکته اشاره کنید. اگر لازم است چند موضوع را با کسی در میان بگذارید، برای هر موضوع یک ایمیل جداگانه بفرستید. و اگر حتماً همگی باید در یک ایمیل مطرح شوند، موضوعات را در پاراگراف های جداگانه و شماره گذاری شده، مطرح نمایید.

    پاسخی را که می خواهید، مشخص نمایید. مطمئن شوید که هر گونه تماسی را که می خواهید، متذکر شده اید، مثلاً تماس تلفنی یا ملاقات حضوری. فراموش نکنید که اطلاعات تماس خود را درج نمایید، از جمله: نام، عنوان و شماره تلفن.

    از سرفصل های EOM استفاده کنید. این امکان وجود دارد که وقتی می توانید تمامی پیام خود را در موضوع (Subject) ایمیل خود بنویسید، آنرا با حروف "EOM" به معنی پایان پیام (End Of Message) خاتمه دهید. در این صورت، گیرنده در می یابد که نیازی به باز کردن ایمیل نیست و تمامی پیام، همانجاست!

    یک مکاتبه کننده خوب باشید. به طور منظم میل باکس خود را چک کنید و در صورت لزوم به آنها پاسخ بدهید. این عمل ساده، حسن نیت شما را نشان می دهد و دیگران را تشویق می کند که به موقع به ایمیل های شما پاسخ دهند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    ایمیل های داخلی: این ایمیل ها هم درست مانند ایمیل های دیگر، نباید زیاد غیررسمی باشند. به یاد داشته باشید که آنها ممکن است پرینت شوند و افرادی بجز مخاطب اصلی ممکن است آنها را ببینند. به املای درست کلمات دقت کنید و از اصطلاعات عامیانه بپرهیزید.
ارسال شده در:

10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل

سه شنبه 30 آذر 1395
10:20
امیرحسین ستوده بیدختی
10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل

بر اساس یک مطالعه انجام شده، افراد، 28 درصد از هفته کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل می کنند. ایمیل، اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرد، یک راه سریع، مؤثر و کارآمد برای برقراری ارتباط است. با این حال، احتمال ارسال ایمیل های بی اثر، یا ایمیل هایی که ایجاد سوء تفاهم می کند، یا حتی ایمیل هایی که شهرت شما را خدشه دار می سازد، کم نیست.
در اینجا به 10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل اشاره می شود:

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    استفاده از لحن نادرست
    کلیک کردن بر "Reply All"
    نوشتن خیلی زیاد
    فراموش کردن چیزی
    ارسال ایمیل برای گیرنده اشتباه
    بیش از حد احساسی بودن (مثبت یا منفی)
    استفاده نکردن از "Delay Send"
    استفاده از عنوان های مبهم
    مرور نکردن
    ارسال ایمیل های غیرضروری


ارسال شده در:

استفاده مؤثر از ایمیل

سه شنبه 30 آذر 1395
10:10
امیرحسین ستوده بیدختی
استفاده مؤثر از ایمیل

بسیاری از ما بخش قابل توجهی از روز خود را صرف خواندن و نوشتن ایمیل می کنیم؛ اما اگر دقت نکنیم، پیام هایی که ارسال می کنیم می تواند برای دیگران گیج کننده باشد.
برای نوشتن ایمیل های مؤثر، ابتدا از خود بپرسید که آیا اصلاً در اینجا ارسال ایمیل ضرورتی دارد. گاهی اوقات بهتر است گوشی تلفن را بردارید و پیام خود را تلفنی منتقل نمایید.
ایمیل های خود را مختصر و مفید بنویسید و دقیقاً به موضوع مورد نظر اشاره کنید. ایمیل ها را فقط برای افرادی ارسال کنید که واقعاً لازم است آنها را ببینند و آنچه را که می خواهید گیرنده انجام دهد، به طور شفاف متذکر شوید.
به یاد داشته باشید که ایمیل ها بازتابی از تخصص، ارزش ها، و توجه شما به جزئیات هستند. سعی کنید تصور کنید که دیگران پیام های شما را چگونه تفسیر می کنند. ادب را رعایت کنید و همواره قبل از ارسال ایمیل، آنرا مرور و در صورت نیاز، ویرایش نمایید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

5 ابزار ارتباطی بهتر از ایمیل

شنبه 20 آذر 1395
08:00
امیرحسین ستوده بیدختی
5 ابزار ارتباطی بهتر از ایمیل

    نرم افزارهای مشارکتی: این نرم افزارها به شما امکان می دهند تا فعالیت هایی را به یکی از اعضای تیم، تخصیص دهید و بینید چه فعالیت هایی به سایر اعضای تیم، از جمله خودتان، تخصیص یافته است. چنین نرم افزاری To-Do-List شما را مدیریت خواهد کرد و یادداشت هایی به وظایف شما خواهد افزود، به گونه ای که بتوانید نسبت به آخرین وضعیت کارهای پروژه، به روز بمانید. همچنین به شما امکان می دهد تا در بحث های گروهی آنلاین، شرکت کنید.

    پیام رسان های فوری: این ابزارها از ایمیل بهترند، زیرا به شما اجازه می دهند تا ببینید چه افرادی در دسترس هستند. همچنین فوراً توجه دریافت کننده را جلب می کنند. هر دوی این موارد می تواند موجب صرفه جویی در وقت شما بشود.

    ذخیره سازی آنلاین مستندات: بهتر است به جای نگه داشتن فایل ها در میل باکس خود، آنها را در سیستم ذخیره سازی آنلاین مستندات، نگهداری کنید. بدین ترتیب دسترسی به آنها آسانتر خواهد بود و همواره می توانید مطمئن باشید که آنچه ذخیره شده است، آخرین نسخه هر فایل است.

    تلفن: گاهی اوقات شنیدن یک صدای دوستانه کمک می کند تا با اعضای تیم پروژه خود، ارتباط بهتری برقرار کنید.

    جلسات رو در رو: تردیدی نیست که ایمیل، یک ابزار ارتباطی ارزان و سریع است، اما گاهی اوقات فقط ارتباط رو در رو می تواند کارها را پیش ببرد. این جلسات علاوه بر اینکه یک شیوه ارتباطی سریعتر هستند، احتمال اشتباه دریافت شدن پیام ها (سوء تفاهم ها) را به حداقل می رسانند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

مدیریت مؤثر ایمیل ها

پنجشنبه 27 آبان 1395
08:31
امیرحسین ستوده بیدختی
مدیریت مؤثر ایمیل ها

اکثر ما احساس می کنیم که در انبوهی از ایمیل ها غرق شده ایم. اگر چه ایمیل، یک ابزار ارتباطی مناسب است، اما غالب اوقات بیش از اندازه از آن استفاده می شود. شما با مدیریت مؤثر آنها می توانید کارآیی خود را تا حد زیادی افزایش دهید.
برای کنترل ایمیل های دریافتی خود، زمان مشخصی را در طول روز برای بررسی و پردازش ایمیل ها تعیین کنید. اگر نگران تأخیر در پاسخ ها هستید، به دیگران بگویید که فقط در زمان معینی ایمیل های خود را چک می کنید و نه به طور پیوسته.
همچنین جعبه دریافت ایمیل های خود را تا حد امکان شفاف نگه دارید؛ بدین منظور، با استفاده از فولدرهای مختلف، ایمیل ها را سازماندهی کنید و ایمیل هایی را که به آنها نیاز ندارید، حذف کنید. در هنگام بررسی ایمیل ها، قانون "دو دقیقه ای" را رعایت کنید، بدین ترتیب که هر ایمیلی را که خواندن و پاسخ دادن به آن، دو دقیقه یا کمتر زمان لازم دارد، همان موقع بخوانید و پاسخ دهید.
ضمناً برای کاهش ایمیل های دریافتی خود می توانید از دیگران بخواهید کمتر برایتان ایمیل بفرستند، و می توانید استراتژی های ارتباطی مناسبی در سازمان خود برقرار نمایید.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management



ارسال شده در:

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر ایمیل


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر ایمیل,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|