تبلیغات
وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر اشتباه متداول

درحال مشاهده: وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر اشتباه متداول


ادعونی
اهدای خون
موسسه محک
اهداء عضو

10 اشتباه متداول در تصمیم گیری

سه شنبه 30 آذر 1395
10:41
امیرحسین ستوده بیدختی
10 اشتباه متداول در تصمیم گیری

    به تعویق انداختن: پشت گوش انداختن تصمیم گیری و پرداختن به کارهای کم اهمیت تر، یعنی به تعویق انداختن تصمیم گیری. فرو بردن سر در برف، چیزی را عوض نمی کند! فرار از تصمیم گیری می تواند وضعیت شما را بدتر کند.

    اعتقاد به اینکه یک تصمیم می تواند سازنده یا ویرانگر باشد: گاهی اوقات، اتخاذ یک تصمیم ممکن است مانند کوهی بر شانه های شما سنگینی کند و شاید تصور کنید که اگر تصمیم اشتباهی بگیرید، باعث نابودی شما خواهد شد. اما معمولاً وضعیت به این بدی نیست و حتی اگر تصمیمتان اشتباه باشد، می توانید درس های ارزشمندی از آن بگیرید.

    سیستماتیک عمل نکردن: تصمیم گیری می تواند پرهیجان و پراسترس باشد. پس لازم است برای کنترل این هیجانات از یک رویکرد ساختیافته استفاده کنید.

    در نظر نگرفتن دیدگاه های مختلف: با در نظر گرفتن موقعیت از چندین منظر متفاوت، می توانید تصمیمی بسیار جامع تر بگیرید.

    درگیر نکردن حامیان: در اتخاذ یک تصمیم مهم، که سایر افراد را تحت تأثیر قرار می دهد، باید حامیان کلیدی را درگیر نمایید.

    پرهیز از تفکر گروهی: از آنجا که ممکن است به تنهایی نتوانید تمامی گزینه ها را به طور کامل مد نظر قرار دهید، تفکر گروهی می تواند به نتایج خوبی در تصمیم گیری و حل مسئله منجر شود.

    خودرأی بودن: اگر به دانش خود بیش از حد مطمئن باشید و تصور کنید که همه چیز را می دانید، به سادگی ممکن است تصمیماتی ضعیف اتخاذ نمایید.

    فکر نکردن به پیامدها: بعضی از افراد ممکن است فراموش کنند که تأثیر انتخاب خود را بر آینده در نظر بگیرند، و فقط بر "موقعیت و زمان حال" تمرکز کنند.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    عدم ارتباط مؤثر: یکی از بدترین اشتباهاتی که افراد مرتکب می شوند، آن است که تصمیمات خود را بموقع و به شیوه ای مناسب به اطلاع دیگران نمی رسانند، این امر می تواند موجب پراکنده شدن شایعات در تیم یا سازمان بشود.

    ادامه دادن به بی توجهی: هیچکس مایل نیست به اشتباه خود در تصمیم گیری اعتراف کند. یکی از دام هایی که بعضی از افراد در آن گرفتار می شوند، آن است که تعهد خود را بیش از یک تصمیم گیرنده منطقی "ادامه می دهند". اگر متوجه شدید که تصمیمتان درست نبوده، به آن اعتراف کنید و اشتباه خود را ادامه ندهید.
ارسال شده در:

10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل

سه شنبه 30 آذر 1395
10:20
امیرحسین ستوده بیدختی
10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل

بر اساس یک مطالعه انجام شده، افراد، 28 درصد از هفته کاری خود را صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل می کنند. ایمیل، اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرد، یک راه سریع، مؤثر و کارآمد برای برقراری ارتباط است. با این حال، احتمال ارسال ایمیل های بی اثر، یا ایمیل هایی که ایجاد سوء تفاهم می کند، یا حتی ایمیل هایی که شهرت شما را خدشه دار می سازد، کم نیست.
در اینجا به 10 اشتباه متداول در ارسال ایمیل اشاره می شود:

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    استفاده از لحن نادرست
    کلیک کردن بر "Reply All"
    نوشتن خیلی زیاد
    فراموش کردن چیزی
    ارسال ایمیل برای گیرنده اشتباه
    بیش از حد احساسی بودن (مثبت یا منفی)
    استفاده نکردن از "Delay Send"
    استفاده از عنوان های مبهم
    مرور نکردن
    ارسال ایمیل های غیرضروری


ارسال شده در:

10 اشتباه متداول در مذاکره

دوشنبه 29 آذر 1395
11:42
امیرحسین ستوده بیدختی
10 اشتباه متداول در مذاکره

تمامی مدیران موفق، نیاز دارند که مذاکره کنند، خواه در مورد شرایط یک قرارداد، یا به دست آوردن موافقت افراد در یک جلسه، یا توافق با اعضای تیم درباره موعدها. اگر نتوانید به طور مؤثر مذاکره کنید، در زندگی حرفه ای خود دچار مشکل خواهید شد. 10 اشتباه متداول در مذاکره عبارتند از:

    عدم آمادگی: حتی اگر تمامی آنچه که از یک مذاکره می خواهید، کاملاً برایتان شفاف باشد، لازم است برای مذاکره آماده شوید و استدلال های خود را با دقت تمرین کنید.

    عدم ایجاد روابط: در صورت امکان سعی کنید از قبل با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید تا میانتان اعتماد متقابل ایجاد شود و دیدگاه بهتری نسبت به اهداف، خواسته ها و یا حتی نگرانی های طرف مقابل پیدا کنید.

    نگرانی از رنجش: به یاد داشته باشید که هدف از مذاکره، آن است که دو طرف با یکدیگر به توافق برسند. از آنجا که خواسته های طرفین با یکدیگر متفاوت است، ممکن است در طی مذاکره به این نقطه برسید که کاری را حاضرید یا حاضر نیستید انجام دهید- این فقط بخشی از فرآیند است و نباید شما را نگران کند.

    گوش نکردن: برای آنکه یک مذاکره کننده موفق باشید، لازم است به طرف مقابل گوش کنید. از تکنیک های گوش کردن فعال و همدلانه برای درک انگیزه ها و خواسته های طرف مقابل استفاده نمایید.

    عدم آگاهی نسبت به بهترین گزینه جایگزین: حتی اگر هدف شما در مذاکره به دست آوردن آنچه می خواهید باشد، لازم است بدانید که بهترین گزینه بعدیتان چیست.

    مراقبت بیش از حد: لازم است مراقب نتیجه مذاکرات باشید اما نه آنقدر که منجر به یک تصمیم گیری بد بشود.

    داشتن این فرض که چیزی غیر قابل مذاکره است: اگر تفکرتان این باشد که همه چیز قابل مذاکره است، گزینه های بسیار بیشتری در اختیار خواهید داشت.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    تمرکز بر روی قیمت: البته قیمت مهم است، اما فقط یک جنبه از معامله می باشد. ببینید در مورد چه چیز دیگری می توانید مذاکره کنید.

    تلاش برای برد: مؤثرترین مذاکره آن است که هر دو طرف احساس کنند چیزی به دست آورده اند.

    دادن اولتیماتوم: وقتی به طرف مقابل اولتیماتوم می دهید، احتمال رسیدن به توافق تا حد زیادی کاهش می یابد.
ارسال شده در:

10 اشتباه متداول در مدیریت زمان

پنجشنبه 27 آبان 1395
08:22
امیرحسین ستوده بیدختی
10 اشتباه متداول در مدیریت زمان

    عدم استفاده مؤثر از یک To-Do-List اولویت بندی شده
    عدم برگزیدن اهداف شخصی که شما را قادر می سازد اولویت ها، زمان، و منابع خود را مدیریت کنید
    عدم اولویت بندی مؤثر کارها
    عدم مدیریت مؤثر وقفه ها و آنچه که باعث حواس پرتی می شود، مانند چَت کردن با همکاران، مکالمات تلفنی، بررسی نامه ها و ایمیل ها، و ...
    به تعویق انداختن کارهای کلیدی
    بر عهده گرفتن بیش از حد کارها که منجر به عملکرد ضعیف، افزایش استرس و پایین آمدن روحیه می گردد
    عدم توجه به اینکه مشغولیت زیاد، به معنای کارآمد بودن نیست و می تواند استرس ایجاد کند
    انجام همزمان کارها که معمولاً باعث می شود، برای انجام فهرستی از کارها، 20 تا 40 درصد بیشتر از هنگامی که آنها را به ترتیب انجام می دهید، زمان صرف کنید

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    انجام کارها بدون وقفه های کوتاه مدت جهت تجدید قوای مغز
    زمانبندی کارها بدون توجه به ریتم شخصی- انرژی هر فرد در بازه زمانی مشخصی از روز به حداکثر می رسد (بعضی در صبح و برخی دیگر در بعدازظهر)؛ کارهایی را که نیاز به انرژی زیاد دارند، در زمان اوج انرژی خود زمانبندی کنید و کارهای کم انرژی تر را به سایر اوقات، موکول نمایید.



ارسال شده در:

5 اشتباه متداول در مدیریت پروژه

سه شنبه 25 آبان 1395
06:08
امیرحسین ستوده بیدختی
5 اشتباه متداول در مدیریت پروژه

اشتباه 1: برنامه ریزی ناکافی

برخی از مدیران پروژه معتقدند که بهتر است زمانی را که صرف برنامه ریزی می کنند، برای انجام واقعی کارها صرف نمایند. این امر، صحیح نیست. قبل از آنکه کار پروژه آغاز شود، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که کار به درستی درک شده و توسط کارفرمای پروژه و ذی نفعان کلیدی، مورد توافق قرار گرفته است. هر چه پروژه بزرگتر باشد، تعیین و تعریف رسمی و صحیح اطلاعات، اهمیت بیشتری پیدا می کند. بسیاری از مشکلات پروژه، ریشه در مشکلات برنامه ریزی دارند؛ این مشکلات، شامل موارد زیر می باشد:

    برآوردهای ضعیف برمبنای عدم درک کامل کار.
    فقدان مدیریت تغییرات محدوده به علت تعریف نامناسب محدوده در ابتدای پروژه.
    مشکلات ناشی از ضعف مدیریت ریسک.
    کارهای از قلم افتاده به علت فکر نکردن در مورد برنامه زمانبندی.
    عدم درک تمامی ذی نفعان درگیر.

چیز عجیبی نیست اگر گفته شود که بهترین راه برای پرهیز از این مشکلات، یک برنامه ریزی خوب در ابتدای پروژه است. در فرآیند برنامه ریزی، چهار عنصر اصلی وجود دارد:

    تعریف کار
    درک برنامه زمانبندی
    برآورد هزینه ها
    توافق در مورد فرآیندهای مدیریت پروژه

هنگامی که افراد می پرسند، چقدر زمان برای برنامه ریزی پروژه لازم است، در پاسخ باید گفت: «به اندازه کافی». تعریف کار، ایجاد یک برنامه زمانبندی، برآورد هزینه ها، و تنظیم فرآیندهای مدیریت پروژه به زمان نیاز دارد. اگر پروژه کوچک باشد، این کارها وقت زیادی نمی گیرد. اگر پروژه بزرگ باشد، برنامه ریزی ممکن است زمان زیادی به طول بیانجامد. به عبارت دیگر، زمان لازم برای برنامه ریزی، بسته به اندازه پروژه، قابل تغییر است.
اشتباه 2: ضعف در مدیریت محدوده

مدیریت محدوده، یکی از حیاتی ترین جنبه های مدیریت یک پروژه است. اگر شما محدوده را بخوبی تعریف نکرده باشید، مدیریت محدوده تقریباً غیرممکن خواهد بود. هدف از تعریف محدوده، تشریح شفاف و کسب موافقت در مورد مرزهای منطقی و اقلام قابل تحویل پروژه شماست. نیازهای کاری به منظور ارائه جزئیات بیشتر در مورد ویژگی های اقلام قابل تحویل، گردآوری می شود.
تعریف محدوده به این معناست که شما مرزهای پروژه و اقلام قابل تحویل و نیازهای محصول را تعریف کرده اید. تمامی اینها باید به تأیید حامی پروژه برسد.
مدیر پروژه و تیم او باید بدانند که تغییر محدوده، در صورتی که درست مدیریت شود، هیچ اشکالی ندارد. اگر نتوانید خود را با تغییرات وفق دهید، راه حل نهایی ممکن است کم ارزش یا حتی غیر قابل استفاده باشد.
هر پروژه باید فرآیندی برای مدیریت مؤثر تغییرات داشته باشد. این فرآیند باید شامل موارد زیر باشد:

    تعریف تغییر
    تعیین ارزش تغییر برای کسب و کار
    تعیین تأثیر تغییر بر پروژه و سپس انتقال اطلاعات به دست آمده به حامی پروژه به منظور ارزیابی آنها

حامی پروژه می تواند تعیین کند که آیا تغییر باید انجام پذیرد یا خیر. اگر تغییر پذیرفته شود، آنگاه حامی باید تأثیر آن بر پروژه را نیز درک کند و بودجه و زمان اضافی مورد نیاز برای انجام تغییر را به پروژه تخصیص دهد.
اشتباه 3: به روز نگه نداشتن برنامه زمانبندی

بسیاری از مدیران پروژه، یک برنامه زمانبندی اولیه تهیه می کنند، اما در طی پروژه تلاشی برای به روز رسانی آن به عمل نمی آورند. به روز نبودن برنامه زمانبندی، مشکلات زیر را در پی خواهد داشت:

    مدیر پروژه نمی تواند دقیقاً بگوید که چه کارهایی باقی مانده تا پروژه تکمیل شود.
    مدیر پروژه مطمئن نیست که آیا می توانند پروژه را به موقع به اتمام برسانند یا خیر.
    مدیر پروژه نمی داند که مسیر بحرانی فعالیت ها، کدام است.
    اعضای تیم مطمئن نیستند که در مرحله بعد، چه کاری را لازم است انجام دهند (یا حتی در حال حاضر چه کاری را باید انجام دهند).

اشتباهات متداول دیگری نیز در ارتباط با زمانبندی وجود دارد:

    به روز رسانی در فواصل زمانی زیاد: مثلاً به روز رسانی برنامه زمانبندی هر دو ماه یک بار در یک پروژه شش ماهه؛ این، معمولاً برای تحت کنترل نگه داشتن زمانبندی، کافی نیست. برنامه زمانبندی چنین پروژه ای، باید هر هفته یا هر دو هفته یک بار، به روز شود.

    مدیریت بر اساس درصد کار انجام شده: تمامی فعالیت ها باید یک موعد تکمیل داشته باشند. زیاد مهم نیست که بدانیم 70 درصد از یک فعالیت به انجام رسیده است؛ مهمتر آن است که بدانیم آیا در موعد مقرر تکمیل می شود یا خیر.

    تخصیص دادن فعالیت های بسیار طولانی: اگر فعالیتی را که باید تا پایان هفته به اتمام برسد، به یک عضو تیم تخصیص دهید، در پایان هفته خواهید دانست که آیا کار طبق برنامه پیش می رود یا خیر. اما اگر یک فعالیت هشت هفته ای را به کسی تخصیص دهید، مدت زمان زیادی طول می کشد تا دریابید که کار واقعاً مطابق برنامه زمانبندی هست یا نیست.
اشتباه 4: ضعیف بودن ارتباطات پروژه ای

ضعیف بودن ارتباطات در پروژه می تواند مشکلات زیر را در پی داشته باشد:

    تفاوت در انتظارات: لازم است مدیران پروژه بکوشند تا اطمینان حاصل کنند که تمامی ذی نفعان دارای مجموعه انتظارات یکسان می باشند. افراد برمبنای اطلاعات فعلی خود تصمیم گیری می کنند، و اگر مدیر پروژه، انتظارات تمامی ذی نفعان را یکسان نگه ندارد، ممکن است ناهماهنگی در امور پدیدار گردد.

    غافلگیر شدن افراد: اگر افراد به موقع از تغییرات آگاه نشوند، ممکن است غافلگیر شوند؛ و اگر اخبار بد را در آخرین دقایق، که دیگر زمانی برای اصلاح وضعیت باقی نمانده، بشنوند، خشمگین خواهند شد و کاری از دستشان برنخواهد آمد.

    عدم آگاهی افراد از وضعیت پروژه: در برخی از پروژه ها، افراد واقعاً مطمئن نیستند که وضعیت چگونه است. ارتباطات در این پروژه ها کوتاه و مختصر است و افراد را از آنچه واقعاً در حال وقوع است، آگاه نمی سازد.

    تحت تأثیر قرار گرفتن افراد توسط پروژه در آخرین دقایق: در این وضعیت مدیر پروژه با سایر افراد، در مورد آنچه که آنها را تحت تأثیر قرار خواهد داد، ارتباطات مؤثر برقرار نمی کند.

    عدم آگاهی اعضای تیم از آنچه از ایشان انتظار می رود: برخی از مدیران پروژه در مورد صحبت کردن با اعضای تیمشان و تشریح آنچه که از ایشان انتظار می رود، ضعیف عمل می کنند.

    راه حل چیست؟ در بیشتر موارد، بروز مشکلات ارتباطی نه به علت فقدان مهارت، بلکه به علت بی توجهی است. مدیران پروژه، هنگام برقراری ارتباط و ارسال اطلاعات برای افراد، باید به نیازهای آنان و اینکه چه اطلاعاتی برایشان مفید است، توجه داشته باشند.
 اشتباه 5: کیفیت ضعیف که به نتایج ضعیف منجر می شود

تأثیر مشکلات کیفیت را در چند حوزه می توان مشاهده کرد. مثلاً:

    دوباره کاری: دوباره کاری یعنی اینکه شما مجبورید قلم قابل تحویلی را که فکر می کردید کامل شده است، اصلاح کنید. همواره، خدشه در فرآیند مدیریت کیفیت، منجر به دوباره کاری می شود.

    هزینه های عملیاتی بالاتر: اگر خطایی در پروژه اتفاق بیفتد، هزینه ای در ارتباط با اصلاح کردن آن و دوباره کاری، وجود خواهد داشت.

    نارضایتی کارفرما: اگر کیفیت، ضعیف باشد، مشتری راضی نخواهد بود؛ و اگر در آینده امکان انتخاب داشته باشد، شما را انتخاب نخواهد کرد.

    عدم رعایت موعدها و بودجه: پروژه ای که محصولات آن دارای کیفیتی ضعیف باشند، نه می تواند موعدها را رعایت کند و نه بودجه را؛ و این امر، جذابیت کسب و کار را کاهش خواهد داد.

 مهندسی و مدیریت ساخت  (ICEMA)  Construction Engineering Management


    تضعیف روحیه: هیچکس مایل نیست بر روی پروژه ای کار کند که دارای کیفیتی ضعیف باشد. روحیه و انگیزه افراد در چنین پروژه ای کاهش خواهد یافت.


ارسال شده در:

وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر اشتباه متداول


وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران - مطالب ابر اشتباه متداول,
تمامی حقوق این وب سایت متعلق به وبلاگ انجمن مدل سازی اطلاعات ساختمان ایران است. |طراحی و توسعه:امیرحسین ستوده بیدختی|